Tuntikirjanpito kuntoon: ilmainen pohja tai sähköinen kirjaus
Tehtyjen työtuntien kirjaaminen on työnantajan lakisääteinen velvollisuus (työaikalaki 32 §). Hoida se joko ilmaisella Excel-pohjalla tai suoraan samassa sovelluksessa, jossa työvuorolistakin tehdään.
Ei sähköpostia, ei makroja. Toimii Excelissä, LibreOfficessa ja Google Sheetsissä.
Mitä laki vaatii tuntikirjanpidolta?
Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa: tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset kirjataan työntekijöittäin, ja kirjanpito säilytetään vähintään kanneajan päättymiseen asti. Velvollisuus koskee myös kuukausipalkkaisia. Puutteellisesta kirjanpidosta voi seurata laiminlyöntimaksu, ja riitatilanteessa kirjanpidon puuttuminen kääntyy helposti työnantajaa vastaan.
Tuntikirjanpito ja työvuoroluettelo ovat kaksi eri dokumenttia: luettelo on etukäteen julkaistava suunnitelma, kirjanpito jälkikäteen kirjattu toteuma. Muoto on vapaa, joten paperi, Excel ja sovellus kelpaavat kaikki.
Ilmainen Excel-pohja tuntikirjanpitoon
- Laskee päivän tunnit tauko vähennettynä, myös yön yli menevät vuorot.
- Täyttää päivämäärät ja viikonpäivät automaattisesti, kun syötät vuoden ja kuukauden.
- Summaa kuukauden ja vertaa toteumaa sopimustunteihin.
- Merkintäsarake sairauslomille, vuosilomille ja arkipyhille.
Käyttöohjeet ja pohjan rajoitukset on käyty läpi tarkemmin postauksessa työajanseuranta Excelissä. Vuorojen suunnitteluun tarkoitettu pohja löytyy erikseen: tulostettava työvuorolistapohja.
Sähköinen tuntikirjanpito samassa paikassa kuin työvuorolista
Excel riittää parille työntekijälle. Isommalla porukalla tunnit syötetään käsin moneen kertaan ja TES-lisät lasketaan laskimella. Tyovuorolista.fi:ssä suunnitellut vuorot ovat valmiina tuntikirjauksen pohjana, joten kirjaat vain poikkeamat:
- Tuntien kirjaus: toteutuneet tunnit merkitään suoraan suunniteltujen vuorojen päälle.
- Leimaustila: työntekijät leimaavat vuoron alun ja lopun työpaikan yhteisellä laitteella.
- Oma-portaali: työntekijä ilmoittaa tuntinsa omalla puhelimellaan.
- Palkkaraportti: tunnit ja TES:n mukaiset lisät eriteltyinä valmiiksi palkanlaskentaan.
Käyttö on ilmaista enintään kolmen työntekijän listoille, isommille tileille 18–180 €/kk tilin koon mukaan. Pidempi vertailu: Excel vs. työvuorolistaohjelma.
Usein kysytyt kysymykset
Onko tuntikirjanpito pakollinen?
On. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa: tehdyt tunnit ja niistä maksetut korvaukset kirjataan työntekijöittäin. Velvollisuus koskee myös kuukausipalkkaisia.
Kelpaako Excel tuntikirjanpitoon?
Kelpaa. Laki ei määrää kirjanpidon muotoa, kunhan tunnit ja korvaukset kirjataan työntekijöittäin ja kirjanpito säilytetään vähintään kanneajan päättymiseen asti.
Mikä ero on työvuoroluettelolla ja työaikakirjanpidolla?
Työvuoroluettelo on etukäteen tehtävä suunnitelma tulevista vuoroista. Työaikakirjanpito kirjaa jälkikäteen toteutuneet tunnit ja korvaukset. Molemmat ovat pakollisia.
Mitä sähköinen tuntikirjanpito maksaa?
Tuntien kirjaus ja palkkaraportti sisältyvät kaikkiin tyovuorolista.fi:n paketteihin. Enintään kolmen työntekijän listoille käyttö on ilmaista.