Oma-portaali: työntekijän oma näkymä vuoroihin (beta)

Kirjoittanut Antti Tuomola
Julkaistu 01.07.2026

Päivitetty 11.7.2026: lisätty tuntien ilmoittaminen (tunti-ilmoitus) ja avoimet vuorot.

Oma-portaali on uusi, erillinen näkymä työntekijöille osoitteessa app.tyovuorolista.fi/oma. Siellä työntekijä näkee omat työvuoronsa kaikilta julkaistuilta työvuorolistoilta – sekä menneet että tulevat vuorot samassa aikajanassa.

Beta-vaihe: Oma-portaali on vielä kokeilussa. Se pitää aktivoida erikseen – ota yhteyttä minuun (Antti, info@tyovuorolista.fi), niin laitan sen päälle työpaikallesi. Ilman aktivointia kutsu- ja kirjautumistoiminnot eivät ole käytössä.

Portaali tarjoaa tällä hetkellä neljä toimintoa:

• Omien vuorojen katselu julkaistuilta listoilta
• Vapaatoiveen ilmoittaminen – toive vapaasta ajasta ilman palkkaa (ei lomatoivetta)
• Tuntien ilmoittaminen – toteutuneet työajat, sairasloma tai toteutumaton vuoro suoraan vuorolta (uusi)
• Avoimiin vuoroihin ilmoittautuminen – esimies julkaisee avoimia vuoroja, joihin työntekijät voivat ilmoittautua (uusin, aktivoidaan erikseen)

Esimiehelle: näin otat Oma-portaalin käyttöön

1. Julkaise vähintään yksi työvuorolista

Työntekijä näkee portaalissa vain julkaistujen listojen vuorot. Luonnoslistan vuorot eivät näy.

Siirry Julkaise-näkymään, valitse lista ja paina Merkitse lista julkaistuksi. Lue tarvittaessa lisää työvuorolistojen julkaisusta.

2. Varmista, että työntekijällä on sähköpostiosoite

Kutsu ja kirjautuminen toimivat vain sähköpostilla. Työntekijän sähköposti täytyy olla tallennettuna työntekijätietoihin – sama osoite, johon kutsu lähetetään.

3. Kutsu työntekijä portaaliin

Avaa Hallinta → Työntekijät, klikkaa työntekijän nimeä listasta ja paina modaalissa Kutsu Oma-portaaliin.

Työntekijä saa sähköpostiin henkilökohtaisen linkin, jolla hän kirjautuu ensimmäisen kerran. Linkki on tarkoitettu vain hänelle – älä välitä sitä eteenpäin.

Jos kutsu on jo lähetetty, näet tilan Kutsu lähetetty ja voit tarvittaessa lähettää linkin uudelleen (Lähetä linkki uudelleen).

4. Vapaatoiveet kalenterissa

Kun työntekijä ilmoittaa vapaatoiveen, se näkyy sinulle kalenterissa suunnittelua varten. Vapaatoive ei tule mukaan julkaistuun listaan, tulosteeseen tai sähköpostiin – se on vain suunnitteluvihje.

Voit silti merkitä työntekijälle vuoron vapaatoivepäivälle; järjestelmä varoittaa päällekkäisyydestä, mutta tallennus on mahdollinen.

5. Työntekijöiden tunti-ilmoitusten hyväksyntä

Kun työntekijä ilmoittaa toteutuneet tuntinsa portaalista (katso työntekijän ohje alempana), ilmoitukset kertyvät Tuntien kirjaus -näkymään uudelle välilehdelle Odottaa hyväksyntää. Välilehden kohdalla näkyy laskuri, kun käsiteltävää on.

• Hyväksy siirtää työntekijän ilmoittamat ajat toteutuneiksi tunneiksi – samat tunnit, joita palkkaraportti käyttää.
• Hylkää jättää suunnitellut ajat voimaan; voit samalla kirjata oikeat ajat itse.
• Hyväksy kaikki käsittelee koko listan kerralla, ja Kumoa viimeisin hyväksyntä palauttaa tilanteen, jos hyväksyit vahingossa.

Tunti-ilmoitus on oletuksena päällä, kun Oma-portaali on aktivoitu. Jos et halua käyttää sitä, voit kytkeä sen pois työpaikan asetuksista (Hallinta → Profiili).

6. Avoimet vuorot: suunnittele vuoro ilman tekijää (uusin)

Avoin vuoro on työvuoro, jolle ei ole vielä valittu tekijää. Tällä hetkellä avoimen vuoron voi luoda vain klikkaamalla kalenterin aikaa – avautuvassa vuoromodaalissa valitse työntekijävalikosta ylin vaihtoehto Avoin vuoro. Avoin vuoro näkyy kalenterissa harmaana.

Tavalliset vuorot luodaan usein raahaamalla työntekijän nimi kalenteriin. Avoimelle vuorolle ei ole vielä vastaavaa raahattavaa elementtiä, joten käytä kalenterin klikkausta.

Avoimet vuorot ovat aluksi vain sinun nähtävissäsi. Kun haluat tarjota niitä työntekijöille:

• Koko listan avoimet vuorot kerralla: Julkaise-näkymässä on painike Julkaise avoimet vuorot. Tämä on eri asia kuin listan julkaisu – voit tarjota avoimia vuoroja jo ennen kuin lista on julkaistu.
• Yksittäinen vuoro: avaa avoin vuoro kalenterista ja paina Julkaise työntekijöille. Samasta paikasta voit myös perua julkaisun.

Julkaisun jälkeen vuoro näkyy tiimin työntekijöille Oma-portaalissa, ja he voivat ilmoittautua siihen. Useampi työntekijä voi ilmoittautua samaan vuoroon – sinä valitset, kuka vuoron saa.

Ilmoittautumiset näet avaamalla vuoron kalenterista. Hyväksy antaa vuoron ilmoittautuneelle: vuoro siirtyy hänen nimiinsä, ilmestyy hänen aikajanalleen portaalissa ja muiden ilmoittautumiset hylätään automaattisesti. Ennen hyväksyntää järjestelmä tarkistaa vielä, ettei työntekijälle ole tullut päällekkäistä vuoroa ilmoittautumisen jälkeen.

Avoimet vuorot on tuorein lisäys ja se aktivoidaan työpaikoille erikseen samaan tapaan kuin koko portaali – laita viestiä, jos haluat kokeilla.

Työntekijälle: näin käytät Oma-portaalia

Ensimmäinen kirjautuminen

1. Avaa sähköpostiisi tullut kutsu. Viestin otsikko on muotoa Kutsu Oma-portaaliin – [työnantajan nimi] ja lähettäjänä näkyy tyovuorolista.fi.
2. Viestissä kerrotaan, kuka on kutsunut sinut Oma-portaaliin ja mitä portaalissa voi tehdä.
3. Klikkaa viestissä olevaa linkkiä Kirjaudu Oma-portaaliin.
4. Sinut ohjataan Oma-portaaliin osoitteeseen app.tyovuorolista.fi/oma.

Linkki on henkilökohtainen ja voimassa rajoitetun ajan. Älä jaa sitä eteenpäin.

Omat vuorot

Etusivulla näet kalenterin ja listan omista vuoroistasi. Voit selata kuukausia ja avata yksittäisen vuoron tarkemmin klikkaamalla sitä.

Näkyvissä ovat kaikki vuorot julkaistuilta listoilta – myös menneet. Jos tulevia vuoroja ei ole, näet tekstin Ei tulevia vuoroja. Menneet vuorot saat näkyviin painikkeella Näytä menneet vuorot.

Portaali on suunniteltu erityisesti mobiilikäyttöön, joten se toimii hyvin puhelimella.

Ilmoita vapaatoive

Oma-portaalin etusivulta tai osoitteesta app.tyovuorolista.fi/oma/vapaatoive voit ilmoittaa vapaatoiveen – toiveen vapaasta ajasta ilman palkkaa.

• Voit valita yhden päivän tai päivävälin (alku- ja loppupäivä).
• Voit lisätä valinnaisen lyhyen muistiinpanon (esim. “Häät viikonloppuna”).
• Vapaatoive ei korvaa lomaa eikä lomatoivetta, eikä se poista julkaistuja vuoroja.
• Vapaatoive ei näy omien vuorojen aikajanalla – se on erillisellä sivulla.
• Et voi ilmoittaa vapaatoivetta päivälle, jolla sinulla on jo julkaistu työvuoro.

Esimies näkee vapaatoiveesi kalenterissa suunnittelua varten. Vapaatoive ei tule mukaan julkaistuun työvuorolistaan, tulosteeseen tai sähköpostiin.

Ilmoita toteutuneet tunnit (uusi)

Kun vuoro on alkanut tai päättynyt, voit ilmoittaa siitä toteumat suoraan portaalista. Avaa vuoro aikajanalta ja täytä tunti-ilmoitus:

• Toteutuneet ajat – jos aloitit tai lopetit eri aikaan kuin listaan oli suunniteltu
• Sairasloma – jos vuoro jäi väliin sairauden takia
• Vuoro ei toteutunut – jos vuoro peruuntui kokonaan

Ilmoitus jää tilaan Odottaa hyväksyntää, kunnes esimies käsittelee sen. Voit muokata ilmoitusta siihen asti. Hyväksytyt tunnit siirtyvät suoraan palkanlaskennan pohjaksi – erillisiä lappuja tai viestejä ei enää tarvita.

Ilmoittaudu avoimeen vuoroon (uusin)

Jos työpaikallasi on käytössä avoimet vuorot, näet etusivulla painikkeen Avoimia vuoroja tarjolla aina, kun tarjolla on jotain. Sama näkymä löytyy osoitteesta app.tyovuorolista.fi/oma/avoimet.

• Näet oman tiimisi avoimet vuorot päivämäärineen ja kellonaikoineen.
• Ilmoittaudu vuoroon lähettää esimiehelle pyynnön – vuoro ei siis tule sinulle heti, vaan esimies valitsee ilmoittautuneista.
• Voit perua ilmoittautumisen niin kauan kuin se odottaa käsittelyä.
• Kun esimies hyväksyy ilmoittautumisesi, vuoro ilmestyy omalle aikajanallesi. Hylätyistä ja hyväksytyistä ilmoittautumisista näet tiedon samalla sivulla.

Järjestelmä estää ilmoittautumisen vuoroon, joka menee päällekkäin omien vuorojesi kanssa.

Myöhemmät kirjautumiset

Tallenna osoite app.tyovuorolista.fi/oma kirjanmerkkeihin. Kun palaat myöhemmin, voit pyytää uuden kirjautumislinkin osoitteessa app.tyovuorolista.fi/oma/kirjaudu – syötä sama sähköpostiosoite, joka on tallennettuna työntekijätietoihisi.

Mitä portaali ei vielä tee

Beta-vaiheessa Oma-portaali ei korvaa sähköpostitse lähetettyä työvuorolistaa eikä tarjoa kaikkia suunniteltuja toimintoja:

• et voi ilmoittaa lomatoivetta portaalista (vapaatoive on eri asia; sairasloman voit ilmoittaa tunti-ilmoituksella)
• et voi hyväksyä tai hylätä esimiehen ehdottamia vuoromuutoksia
• et voi vaihtaa vuoroja työkaverin kanssa
• et näe muiden työntekijöiden vuoroja
• et näe luonnoslistojen vuoroja (poikkeuksena avoin vuoro, joka on annettu sinulle ilmoittautumisen kautta)

Näitä ja muita työntekijän toimintoja suunnitellaan seuraaviin versioihin.

Palautetta beta-testauksesta?

Jos testaat Oma-portaalia, kerro mielellään, toimiiko kaikki odotetusti: näkyvätkö oikeat vuorot, toimivatko vapaatoive, tunti-ilmoitus ja avoimiin vuoroihin ilmoittautuminen? Viesti tulee suoraan minulle: info@tyovuorolista.fi.