Työvuorolistojen julkaisu ja lähettäminen

Kirjoittanut Antti Tuomola
Julkaistu 30.01.2024

Päivitetty 29.10.2026: julkaisu tehdään nyt yhdellä Julkaise lista… -painikkeella. Erilliset painikkeet “Lähetä sähköpostilla…” ja “Merkitse lista julkaistuksi” poistuivat.

Kun työvuorolista on valmis, julkaiset sen Julkaise-näkymässä. Julkaisuikkuna näyttää jokaisen työntekijän kohdalla, miten hän saa listan: Oma-portaaliin, sähköpostilla vai ei automaattisesti lainkaan. Puuttuvat kanavat voit täydentää samassa ikkunassa.

1. Paina Julkaise lista…

Avaa Julkaise-näkymä ja valitse lista. Paina Julkaise lista…. Lista ei ole vielä julkaistu tässä vaiheessa. Ensin aukeaa julkaisuikkuna.

2. Tarkista, miten kukin saa listan

Ikkunan kohta Näin työntekijät saavat listan jakaa listan työntekijät ryhmiin. Jokaisen ryhmän kohdalla näkyvät nimet. Tyhjät ryhmät eivät näy.

• Näkee listan Oma-portaalissa ja saa ilmoituksen: työntekijällä on Oma-tunnus. Hänelle ei lähetetä erillistä sähköpostia, joten sama lista ei tule kahdesti.
• Ilman Oma-tunnusta: lähetetään sähköpostilla: työntekijällä on sähköpostiosoite mutta ei Oma-tunnusta. Valintaruutu on oletuksena päällä. Hän saa henkilökohtaisen listansa sähköpostilla. Esikatsele sähköpostit näyttää viestit ennen julkaisua.
• Oma-kutsu odottaa vastausta: kutsu on lähetetty, mutta työntekijä ei ole vielä ottanut tunnusta käyttöön. Hän saa listan sähköpostilla. Lähetä kutsu uudelleen lähettää kutsun heti uudestaan.
• Ilman sähköpostia: työntekijältä puuttuvat sekä Oma-tunnus että sähköpostiosoite. Hän ei saa listaa automaattisesti. Tulosta lista tai jaa se kuvana julkaisun jälkeen (katso Muut tavat jakaa).

3. Valitse lisätoiminnot

• Kutsu samalla Oma-portaaliin: lähettää Oma-kutsun niille, joilla ei vielä ole tunnusta. Valinta on oletuksena päällä, jos joku toimipaikkasi työntekijöistä jo käyttää Oma-portaalia. Muuten se on pois päältä.
• Julkaise myös avoimet vuorot: näkyy, jos listalla on julkaisemattomia avoimia vuoroja. Valinta on oletuksena päällä.

Ikkunan yläosassa näkyvät mahdolliset varoitukset: TES:n julkaisumääräaika on ylittynyt tai jokin vuoro osuu työntekijän esteeseen. Voit julkaista silti. Silloin painikkeen teksti on Julkaise silti.

Kohta Julkaisun jälkeen kertoo, että Oma-käyttäjille ilmoitetaan muutoksista automaattisesti. Jos TES sitä vaatii, siinä muistutetaan myös, että julkaistun listan muutoksista on sovittava työntekijän kanssa.

4. Julkaise

Paina Julkaise lista. Järjestys on aina sama:

1. Lista merkitään julkaistuksi ja Oma-käyttäjät saavat ilmoituksen.
2. Avoimet vuorot julkaistaan, jos valitsit sen.
3. Oma-kutsut lähtevät, jos valitsit sen.
4. Sähköpostit lähtevät. Edistymisikkuna näyttää lähetyksen ja nimeää epäonnistuneet viestit.

Lista on siis julkaistu, vaikka jokin sähköposti epäonnistuisi.

Luonnosta ei voi enää lähettää sähköpostilla julkaisematta sitä. Sähköposti lähtee aina julkaisun yhteydessä tai julkaistusta listasta.

Julkaistun listan tilakortti

Julkaisun jälkeen Julkaise-näkymässä näkyy painikkeiden tilalla tilakortti.

Kortista näet:

• milloin lista julkaistiin
• kuinka moni näkee listan Oma-portaalissa
• kuinka moni sai sähköpostin
• kuinka moni ei ole saanut listaa lainkaan
• kenen sähköposti ei mennyt perille. Tarkista osoite avaa työntekijän tiedot. Lue lisää sähköpostin toimitusongelmista.

Kortin toiminnot:

• Lähetä sähköposti…: valitse vastaanottajat itse, esimerkiksi kun haluat lähettää listan uudelleen tai myös Oma-käyttäjille.
• Julkaise avoimet vuorot: näkyy, jos listaan on lisätty avoimia vuoroja julkaisun jälkeen.
• Palauta luonnokseksi: piilottaa listan työntekijöiltä muokkauksen ajaksi. Lue julkaistun listan muuttamisesta.

Vastaanottajien valinta itse

Julkaisuikkunan Valitse vastaanottajat itse… avaa listan kaikista tiimin työntekijöistä. Valmiiksi valittuina ovat ne, joilla on vuoroja listalla. Voit lisätä tai poistaa vastaanottajia, myös Oma-käyttäjiä.

Seuraavaksi aukeaa sähköpostin esikatselu. Siinä voit liittää tiimin listan PDF:nä, lähettää kopiot itsellesi ja lisätä oman viestin. Luonnoslistalla lähetyspainike on Julkaise ja lähetä. Jos perut esikatselun, palaat julkaisuikkunaan.

Työntekijät ilman sähköpostiosoitetta ohitetaan sähköpostilähetyksessä.

Oma-portaali ja sähköposti kuuluvat maksullisiin tilauksiin

Ilmaisella tilillä julkaisu merkitsee listan julkaistuksi, mutta työntekijät eivät saa sitä automaattisesti. Julkaisuikkuna kertoo tämän ja näyttää, ketkä eivät saa listaa. Jaa lista heille kuvana, PDF:nä tai tulosteena. Katso tilaukset.

Muut tavat jakaa

Julkaise-näkymän osiossa Muut tavat jakaa saat tiimin listan kuvana tai PDF:nä. Näin tavoitat myös työntekijät, joilla ei ole sähköpostia.

• Tietokoneella: Tallenna kuva, Kopioi kuva ja Tulosta. Kopioidun kuvan voi liittää suoraan esimerkiksi WhatsApp-ryhmään.
• Puhelimessa: Jaa avaa jakovalikon JPEG-kuvalla (WhatsApp, Mail, Tallenna kuva) ja Lataa PDF tallentaa listan PDF:nä (A4 vaaka). Katso mobiiliohje.

Yksittäisen työntekijän listan voit myös tulostaa henkilökohtaisena listana.

Tiivis ja väljä asettelu

Tiivis asettelu -kytkin vaikuttaa kuviin, PDF:iin ja tulosteisiin:

1. Tiivis asettelu (oletus): lista vie vähemmän tilaa. Sopii suurille tiimeille, pitkille jaksoille ja tulostamiseen.
2. Väljä asettelu: jokaisella vuorolla on enemmän tilaa. Helppolukuisempi pienelle tiimille.

Kaksi listatyyppiä

1. Tiimin lista: kaikki tiimin työntekijät, joilla on vuoroja listalla, ja heidän vuoronsa. Saatavilla kuvana ja PDF:nä.

   

2. Henkilökohtainen lista: yhden työntekijän vuorot listan ajalta, myös muiden tiimien listoilta. Tämä lista lähtee sähköpostilla, näkyy Oma-portaalissa ja voidaan tulostaa. Listan pituus on 1–4 viikkoa (listan pituuden valinta).

   

Henkilökohtainen lista kokoaa vuorot eri tiimeistä

Henkilökohtaiseen listaan tulevat aina työntekijän vuorot listan ajalta myös muista tiimeistä (sama työntekijä useassa tiimissä). Jos julkaiset “Toimisto”-tiimin listan ajalle 1.–21.1. ja työntekijällä on samalla ajalla vuoroja “Sali”-tiimissä, myös sali-vuorot ovat mukana.

Tätä ei voi kytkeä pois, koska työntekijän pitää nähdä kaikki vuoronsa yhdestä listasta.

Tarkista ennen lähetystä, että myös muiden tiimien samanaikaiset listat ovat valmiita niiden työntekijöiden osalta, joilla on vuoroja molemmissa tiimeissä.

Vastaanottajien valinnassa näet ennen lähetystä, mitkä muiden tiimien vuorot lisätään.

Kaikkien listojen julkaisu kerralla

Jos muissa tiimeissä on julkaisemattomia listoja samalle ajalle, vastaanottajien valinnassa näkyy linkki julkaista kaikkien osastojen listat. Se avaa ikkunan, jossa näkyvät kaikki listat tuntimäärineen.

Paina Esikatsele sähköpostit ja sitten Julkaise listat ja lähetä. Kaikki listat julkaistaan, ja jokainen työntekijä saa yhden henkilökohtaisen listan, jossa ovat hänen vuoronsa kaikilta näiltä listoilta.

Julkaistun listan voit palauttaa muokattavaksi tilakortista tai päävalikosta Hallinta → Työvuorolistat. Lue, miten muutos tehdään ja mitä työntekijä siitä näkee: Julkaistun työvuorolistan muuttaminen.