Työvuorolistojen julkaisu ja lähettäminen

Kirjoittanut Antti Tuomola
Julkaistu 30.01.2024

Päivitetty 18.8.2026: puhelimessa listan jakaminen on Jaa (JPEG) ja Lataa PDF. Kopioi kuva ja Tulosta ovat tietokoneella.

Päivitetty 24.8.2026: sähköpostit lähtevät esikatselun kautta. Ensimmäisessä ikkunassa ei ole enää suoraa Lähetä-painiketta.

Kun työvuorolista on valmis, voit julkaista sen työntekijöille usealla tavalla: kuvana, PDF:nä tai sähköpostilla lähetettävinä henkilökohtaisina listoina. Tämä ohje käy läpi listatyypit, julkaisuformaatit ja sähköpostilähetyksen vaiheet.

Kaksi eri työvuorolistatyyppiä

Työvuorolistassa on kaksi eri työvuorolistatyyppiä:

1. Tiimikohtainen työvuorolista: tällä listalla näkyy kaikki tiimin työntekijät, joilla on vuoroja listalla, sekä heidän työvuoronsa. Tämä lista on saatavilla kuvana ja PDF:nä.

   

2. Henkilökohtainen työvuorolista: tällä listalla näkyy yksittäisen työntekijän vuorot julkaistavan listan ajalta. Tämä lista sisältää kaikki vuorot tältä ajalta, myös muiden tiimien listoilta. Näin työntekijä saa aina täydellisen työvuorolistan listan pituudelta (1–4 viikkoa, lue lisää listan pituuden valinnasta), eikä hänen tarvitse koota aikatauluaan useasta eri listasta. Tämä lista luodaan, kun listat lähetetään työntekijöille sähköpostitse tai tulostetaan henkilökohtaisina listoina.

   

Kolme eri julkaisuformaattia

Työvuorolista-sovelluksessa on monta tapaa julkaista työvuorolista työntekijöille:

1. Kuva (tietokone): voit tallentaa kuvan tiimin työvuorolistasta koneellesi tai kopioida sen leikepöydällesi. Näppärä, kun lähetät ehdotuksen WhatsApp-ryhmään.
2. PDF: tietokoneella tallennat tai tulostat PDF:n. Puhelimessa sama tiedosto tulee Lataa PDF -painikkeesta (A4 vaaka).
3. Sähköposti: henkilökohtainen lista kullekin työntekijälle. Voit myös lisätä oman viestin sähköpostin alkuun.

Puhelimen Julkaise-näkymässä Jaa avaa jakovalikon JPEG-kuvalla (WhatsApp, Mail, Tallenna kuva). Kopioi kuva ja Tulosta ovat piilossa kapealla näytöllä. Katso mobiiliohje.

Tiivis ja väljä asettelu

Voit nyt valita työvuorolistan esitystavan kahdesta eri vaihtoehdosta:

1. Tiivis asettelu (oletus): Tässä asettelussa työvuorolista näytetään tiiviissä muodossa, jolloin se vie vähemmän tilaa ja soveltuu erityisesti suurille tiimeille tai pitkille aikajaksoille. Tiivis asettelu on myös ihanteellinen tulostamiseen, sillä se säästää paperia.

2. Väljä asettelu: Tämä asettelu antaa jokaiselle vuorolle enemmän tilaa ja on visuaalisesti väljempi. Se voi olla helppolukuisempi, kun tiimissä on vähemmän työntekijöitä tai kun haluat korostaa yksittäisiä vuoroja.

Voit vaihtaa asettelua “Julkaise”-näkymässä olevasta “Tiivis asettelu” -kytkimestä. Asetus vaikuttaa sekä kuvana että PDF:nä tallennettaviin ja printattaviin työvuorolistoihin.

Työvuorolistan lähettäminen sähköpostilla

Voit lähettää henkilökohtaiset työvuorolistat työntekijöille sähköpostilla seuraavasti:

• Julkaise → Lähetä sähköpostilla…
• Avautuu modaali, jossa on listattu kaikki tiimin työntekijät, ja valittu ne, joilla on vuoroja listalla.
• Voit valita myös työntekijöitä, joilla ei ole vuoroja listalla. Voit myös poistaa valinnan työntekijöiltä, joille et halua listaa lähettää.
• Paina Esikatsele sähköpostit. Ensimmäisessä ikkunassa ei ole suoraa Lähetä-painiketta: näet ensin jokaisen viestin ja säädät asetukset (lue lisää sähköpostin esikatselutoiminnosta ja vapaamuotoisesta viestistä sähköpostissa).
• Esikatselussa voit liittää tiimin listan PDF:nä, lähettää kopiot itsellesi ja valita Merkitse lista julkaistuksi lähetyksen jälkeen. Kytkin on oletuksena pois päältä, joten voit lähettää luonnoslistan julkaisematta sitä.
• Kun sisältö on kunnossa, paina Lähetä kaikki sähköpostit. Työntekijät ilman sähköpostiosoitetta ohitetaan automaattisesti. Saat erillisen notifikaation jokaisesta lähetyksestä.
• Jos aiempi lista- tai ilmoitussähköposti on palautunut, kello kertoo sen heti. Sama varoitus näkyy punaisena myös tässä modaalissa, joten ehdit tarkistaa osoitteet ennen uutta lähetystä.

Henkilökohtainen työvuorolista kokoaa vuorot eri tiimeistä

Kun lähetät henkilökohtaisia työvuorolistoja sähköpostilla, kokoaa sovellus aina työvuorot listan ajalta myös muista tiimeistä (lue lisää sama työntekijä useassa tiimissä). Näin taataan, että vaikka julkaisisit esim. “Toimisto”-tiimin työvuorolistan ajalla 1.-21.1., ja listan jollakin työntekijällä on tuon saman aikavälin “Sali”-tiimin työvuorolistassa vuoroja, nuo sali-vuorot lisätään tähän lähetettävään listaan.

Tämä ominaisuus ei ole valinnainen, koska haluamme, että työntekijällä on aina yhtenäinen ja helposti luettava työvuorolista.

Ole siis tarkkana, että myös muiden tiimien samanaikaiset listat ovat valmiina ainakin niiden työntekijöiden osalta, joilla on vuoroja molemmissa tiimeissä.

Modaali näyttää sinulle aina listan niistä vuoroista, joita se on lisäämässä lähetettävään listaan. Näin voit ennen lähetystä tarkistaa, että kaikki on kunnossa.

Kaikkien listojen yhtäaikainen julkaisu

Mikäli yrityksessäsi julkaistaan kaikkien tiimien listat yhtäaikaisesti, voit tehdä sen helposti tästä samasta modaalista. Mikäli muissa tiimeissä on samalle aikaikkunalle julkaisemattomia listoja, näet tässä modaalissa uuden ikkunan avaavan linkin “Voit myös julkaista kaikkien osastojen listat”. Tätä linkkiä klikkaamalla avautuu uusi modaali, jossa näytetään lähetettävät listat tuntimäärineen.

Tässäkin ikkunassa painike on Esikatsele sähköpostit. Esikatselussa näet kootut henkilökohtaiset listat ja voit valita, merkitäänkö listat julkaistuiksi lähetyksen jälkeen. Kun painat Lähetä kaikki sähköpostit, kaikille työntekijöille, joilla on näissä listoissa työvuoroja, lähtee henkilökohtainen lista. Kuten aina, tämä lista sisältää kootusti kaikki työntekijän vuorot kaikista näistä listoista.

Jos merkitset listat julkaistuiksi, voit palauttaa ne muokattaviksi päävalikosta Hallinta → Työvuorolistat.