Avoimet vuorot: julkaise vuoro ilman tekijää ja anna työntekijöiden ilmoittautua
Avoin vuoro on työvuoro, jolle ei ole vielä valittu tekijää. Sinä suunnittelet vuoron, julkaiset sen työntekijöille, ja halukkaat ilmoittautuvat siihen Oma-portaalissa. Lopuksi valitset ilmoittautuneista sopivimman, ja vuoro siirtyy hänen nimiinsä.
Avoimet vuorot sopivat esimerkiksi näihin tilanteisiin:
- lista on muuten valmis, mutta pariin vuoroon ei ole vielä tekijää
- sairastapaus jätti aukon, ja haluat tarjota vuoroa koko tiimille yhdellä kertaa soittokierroksen sijaan
- extravuoro, jonka voi ottaa kuka tahansa halukas
Käytössä kaikilla maksullisilla tilauksilla. Avoimet vuorot kuuluvat samaan pakettiin kuin Oma-portaali eikä erillistä aktivointia tarvita. Ilmaisessa Mini-tilauksessa ominaisuus ei ole käytettävissä. Hinnat löydät hinnoittelusivulta.
Esihenkilölle: näin käytät avoimia vuoroja
1. Luo avoin vuoro
Klikkaa kalenterissa aikaa, jolle haluat vuoron. Valitse avautuvassa vuoroikkunassa työntekijävalikosta ylin vaihtoehto Avoin vuoro. Avoin vuoro näkyy kalenterissa harmaana. Puhelimella sama onnistuu päiväsuunnittelijan +-painikkeesta: valitse työntekijärivistä Avoin (ei tekijää).
Avoimelle vuorolle voi lisätä osaamisvaatimuksen samalla tavalla kuin tavalliselle vuorolle. Vaatimus rajaa, ketkä voivat ilmoittautua.
2. Julkaise avoimet vuorot työntekijöille
Luotu avoin vuoro on aluksi vain sinun nähtävissäsi. Kun haluat tarjota sitä työntekijöille, julkaise se:
- Koko listan avoimet vuorot kerralla: Julkaise-näkymässä on painike Julkaise avoimet vuorot. Tämä on eri asia kuin listan julkaisu — voit tarjota avoimia vuoroja jo ennen kuin lista on julkaistu, ja perua julkaisun samasta paikasta.
- Yksittäinen vuoro: avaa avoin vuoro kalenterista ja paina Julkaise työntekijöille.
Julkaisun jälkeen vuoro näkyy tiimin työntekijöille Oma-portaalissa, ja he saavat siitä ilmoituksen portaaliin.
3. Valitse tekijä ilmoittautuneista
Kun työntekijöitä ilmoittautuu, näet määrän suoraan kalenterissa vuoron kulmaan ilmestyvästä laskurista, eikä jokaista vuoroa tarvitse availla erikseen.
Avaa vuoro nähdäksesi ilmoittautuneet. Hyväksy antaa vuoron valitsemallesi työntekijälle:
- vuoro siirtyy hänen nimiinsä ja ilmestyy hänen aikajanalleen Oma-portaalissa
- muiden ilmoittautumiset hylätään automaattisesti
- ennen hyväksyntää järjestelmä tarkistaa vielä, ettei työntekijälle ole tullut päällekkäistä vuoroa ilmoittautumisen jälkeen
Voit myös hylätä yksittäisen ilmoittautumisen tai antaa vuoron suoraan kenelle tahansa työntekijälle ilmoittautumisista riippumatta.
Työntekijälle: näin ilmoittaudut avoimeen vuoroon
Kun tarjolla on avoimia vuoroja, näet Oma-portaalin etusivulla painikkeen Avoimia vuoroja tarjolla. Sama näkymä löytyy alapalkin Avoimet-välilehdeltä ja osoitteesta app.tyovuorolista.fi/oma/avoimet.
- Näet oman tiimisi avoimet vuorot päivämäärineen ja kellonaikoineen.
- Ilmoittaudu vuoroon lähettää esihenkilölle pyynnön. Vuoro ei siis tule sinulle heti, vaan esihenkilö valitsee ilmoittautuneista.
- Voit perua ilmoittautumisen niin kauan kuin se odottaa käsittelyä.
- Kun esihenkilö hyväksyy ilmoittautumisesi, vuoro ilmestyy omalle aikajanallesi. Hylätyistä ja hyväksytyistä ilmoittautumisista näet tiedon samalla sivulla.
Järjestelmä estää ilmoittautumisen vuoroon, joka menee päällekkäin omien vuorojesi kanssa. Jos vuorolla on osaamisvaatimus, jota sinulla ei ole, näet vaatimuksen mutta et voi ilmoittautua — näin tiedät, mikä osaaminen avaisi lisää vuoroja.
Mitä avoimista vuoroista kannattaa tietää
- Useampi työntekijä voi ilmoittautua samaan vuoroon. Esihenkilö valitsee aina tekijän — vuoro ei mene ensimmäiselle ilmoittautuneelle automaattisesti.
- Ilmoitukset kulkevat molempiin suuntiin: työntekijä saa ilmoituksen uudesta avoimesta vuorosta, ja esihenkilö saa ilmoituksen uudesta ilmoittautumisesta. Ilmoitusasetuksia voi säätää profiilissa.
- Julkaisun voi perua niin kauan kuin vuoroa ei ole annettu kenellekään. Peruttu vuoro poistuu työntekijöiden näkymästä.
- Avoin vuoro ei vaadi julkaistua listaa. Voit tarjota avoimia vuoroja jo luonnosvaiheessa olevalta listalta.
- Ilmoittautuminen edellyttää, että työntekijä on kutsuttu Oma-portaaliin ja kuuluu tiimiin, jonka listalla vuoro on.
Palautetta?
Jos otat avoimet vuorot käyttöön, kerro mielellään miten ne toimivat teidän arjessanne. Viesti tulee suoraan minulle: info@tyovuorolista.fi.