Työvuorosuunnitteluohjelma: hinnat, ilmaiset vaihtoehdot ja valintaopas 2026
Lyhyesti: Työvuorolistan voi tehdä paperilla, Excelillä tai työvuorosuunnitteluohjelmalla. Ohjelma maksaa itsensä takaisin, jos se säästää edes tunnin verran työvoimakuluja kuukaudessa tai tunnin omaa aikaasi. Valitse kotimainen ohjelma, joka ymmärtää suomalaista työaikalakia ja TES:iä, ja jonka hinnat ovat julkisesti näkyvillä. Ilmaiseksi pääsee alkuun tulostettavalla pohjalla tai Työvuorolistan Mini-paketilla (enintään 3 työntekijää).
Työvuorolistan tekeminen ei ole vapaaehtoista: työaikalain mukaan jokaiselle työpaikalle on laadittava työvuoroluettelo vähintään viikoksi kerrallaan, ja se on annettava työntekijöille tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkamista. Moni TES kiristää tätä: ravintola-alalla lista laaditaan käytännössä kolmeksi viikoksi kerrallaan, ja kaupan alalla lista pitää julkaista kaksi viikkoa ennen työviikon alkua. Katso tarkemmin: koska työvuorolista pitää julkaista.
Vaihtoehdot: paperi, Excel vai työvuorosuunnitteluohjelma?
Vaihtoehtoja on käytännössä kolme: käsin tehty lista, taulukkolaskenta (Excel tai Google Sheets) ja varsinainen työvuorosuunnitteluohjelma.
Käsin tehdyssä listassa tulee tehtyä tupladuunia: tiedot pitää kuitenkin syöttää johonkin digitaaliseen järjestelmään, jotta palkat saadaan laskettua tai toimitettua palkanlaskijalle. Siksi lista kannattaa suunnitella alusta asti digitaalisesti.
Excel ja Google Sheets
Taulukkolaskenta on tuttu ja Sheets on ilmainen. Huono puoli: suurin osa ajasta menee itse taulukon vääntämiseen, ei työvuorojen suunnitteluun. Lisää aikaa kuluu listojen jakamiseen työntekijöille, toteutuneiden tuntien kirjaamiseen ja tuntien laskentaan. Kaikki tämä on pois siitä ajattelusta, jolla listasta tulee hyvä.
Jos haluat silti aloittaa taulukolla, lue paras ilmainen pohja työvuorolistalle ja pidempi vertailu Excel vs. työvuorolistaohjelma.
Miksi suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa? Jos saat nipistettyä yhdenkin tunnin pois kuukauden työvuorolistasta (se on melko helppoa, pienenkin ravintolan lista on satoja tunteja kuussa), olet säästänyt enemmän kuin ohjelman kuukausimaksun. Ja säästät omaa aikaasi, jota voit käyttää vaikka asiakaspalveluun. Tai kaljan juomiseen.
Ilmainen työvuorosuunnittelu: kolme tapaa
- Tulostettava pohja selaimessa: täytä nimet ja vuorot, tulosta tai tallenna PDF. Ei asennusta, ei rekisteröitymistä.
- Ilmainen taulukkopohja: OpenOffice-pohja, joka laskee tunnit automaattisesti. Vaatii hieman säätöä.
- Työvuorolistan Mini-paketti: sovelluksen käyttö on ilmaista enintään kolmen työntekijän listoille, ilman aikarajaa. Sopii pienelle kahvilalle tai kioskille sellaisenaan.
Miten valita työvuorosuunnitteluohjelma?
Tärkein valintakriteeri: ohjelman pitää ymmärtää suomalaista työaikalainsäädäntöä ja työehtosopimuksia. Hyvä ohjelma kertoo suunnittelun aikana esimerkiksi:
- kuinka pitkä listan tulee olla ja koska se pitää julkaista
- kuinka pitkä tai lyhyt työvuoro saa olla (ravintola-alalla 4–10 tuntia)
- jääkö vuorojen väliin riittävä lepoaika (pääsääntö 11 tuntia)
- täyttyvätkö jakson tunnit ja vapaapäivät (TES-tuki tekee tämän automaattisesti)
- miten tunnit ja vuorot jakautuvat työntekijöiden kesken (tasapuolinen työvuorosuunnittelu)
Muut kriteerit, joita kannattaa vaatia:
- Julkiset hinnat. Jos hinnan saa vain “pyydä demo” -lomakkeen kautta, hinta on yleensä korkea ja myyntiprosessi pitkä.
- Helppo julkaisu: lista työntekijöille sähköpostilla, PDF:nä tai vaikka WhatsAppilla parilla klikkauksella.
- Mobiilikäyttö: työntekijät katsovat vuoronsa puhelimesta.
- Tuntien kirjaus: toteutuneet tunnit samaan järjestelmään, josta ne lähtevät palkanlaskentaan.
Kotimainen vai ulkomainen ohjelmisto?
Molemmat ovat mahdollisia, mutta kerrankin kannattaa valita kotimainen: ulkomainen ohjelma ei tunne suomalaisia työehtosopimuksia, ja jenkkiläisissä ohjelmistoissa on usein ärsyttäviä paikalliserikoisuuksia, kuten viikon alkaminen sunnuntaista tai kellonajat AM/PM-muodossa.
Kotimaisia ohjelmistoja ovat mm. tyovuorolista.fi, MaraPlan ja HRSuunti. Ulkomaisia ovat mm. When I Work, Deputy ja 7shifts. Yksityiskohtainen vertailu ominaisuuksineen ja hintoineen: työvuorosuunnitteluohjelmien vertailu 2026.
Eri alojen erityispiirteet
Työvuorosuunnittelun säännöt tulevat pääosin alan TES:stä, joten ohjelman pitää taipua oman alasi käytäntöihin:
- Ravintolat ja kahvilat: kolmiviikkoisjaksot, MaRa-TES:n vuororajat ja lisät
- Kaupan ala: tasoittumisjärjestelmä ja kaksi viikkoa etukäteen julkaistavat listat
- Hoivakodit ja palveluasuminen: jaksotyö, yövuoroputket ja SOSTES:n vapaapäiväsäännöt
- Siivous- ja kiinteistöpalvelut: useat kohteet ja vaihtelevat tuntimäärät
- Taksiyritykset ja kuljetus: ajoaikojen ja lepoaikojen yhteensovittaminen
Miksi valita Tyovuorolista.fi?
- Julkinen, reilu hinnoittelu: käyttö on ilmaista enintään kolmen työntekijän listoille. Siitä ylöspäin Normi-paketti maksaa 18 €/kk (tai 144 €/vuosi) ja kattaa jopa 20 työntekijää. Katso ajankohtaiset hinnat.
- Aloitat heti: tili luodaan verkossa ja ensimmäinen lista on julkaistu noin viidessä minuutissa. Ei demopuheluita eikä tarjouspyyntöjä.
- Helppo käyttää: työvuorot laitetaan kalenteriin raahaamalla työntekijä halutulle kohdalle, ja lista julkaistaan nappia painamalla sähköpostilla tai PDF:nä.
- TES-tuki: sovellus varoittaa, jos vuoro rikkoo työaikalakia tai valitsemasi TES:n sääntöjä, mutta ei koskaan estä sinua. Säännöt joustavat, koska arki on arkea.
- Tuntien kirjaus: toteutuneet tunnit kirjataan samaan järjestelmään ja saat niistä palkkaraportin palkanlaskentaan.