Työvuorolista ilman Exceliä: näin teet listan 15 työntekijälle
Lyhyesti: 15 työntekijän työvuorolistan voi tehdä ilman Exceliä neljällä tavalla: tulostettavalla pohjalla, jaetulla kalenterilla, Teamsin Shifts-sovelluksella tai työvuorosuunnitteluohjelmalla. Kolme ensimmäistä ovat ilmaisia ja riittävät, jos vuorot toistuvat samoina eikä työehtosopimusta tarvitse seurata. Kun vuorot elävät, tunnit pitää saada palkanlaskentaan ja TES asettaa rajoja, nopein tapa on ohjelma. Tyovuorolista.fi:ssä 15 hengen lista maksaa 18 €/kk koko tilille, ja ensimmäinen lista on työntekijöillä samana päivänä.
Mitä laki vaatii työvuorolistalta?
Väline on vapaa, sisältö ei. Työaikalain 30 §:n mukaan työvuoroluettelosta pitää käydä ilmi työajan alkaminen ja päättyminen sekä lepoajat, ja se on annettava työntekijöille kirjallisesti tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Sen jälkeen listaa saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä.
Moni työehtosopimus on lakia tiukempi. Kaupan alalla lista annetaan tiedoksi kaksi viikkoa etukäteen, ja ravintola-alalla lista tehdään kolmen viikon jaksoissa. Tarkat määräajat: koska työvuorolista pitää julkaista.
Lisäksi toteutuneista tunneista on pidettävä työaikakirjanpitoa (32 §). Suunniteltu lista ei kelpaa kirjanpidoksi, joten tehdyt tunnit kirjataan erikseen.
Neljä tapaa tehdä lista ilman Exceliä
| Tapa | Hinta | Sopii, kun | Mihin se loppuu 15 hengen tiimissä |
|---|---|---|---|
| Tulostettava pohja | 0 € | Vuorot ovat lähes samat joka viikko ja lista on seinällä | Jokainen muutos tarkoittaa uutta tulostetta, ja tunnit lasketaan käsin |
| Jaettu kalenteri (Google Kalenteri, Outlook) | 0 € | Vuoroja on vähän ja kaikilla on sama kalenteripalvelu | 15 ihmisen vuorot täyttävät näkymän, eikä kalenteri laske tunteja tai lepoaikoja |
| Microsoft Teams Shifts | Sisältyy moneen Microsoft 365 -tilaukseen | Työntekijöillä on jo Teams-tunnukset | Ei tunne suomalaisia työehtosopimuksia eikä tee palkka-aineistoa |
| Työvuorosuunnitteluohjelma | 0–80 €/kk julkisilla hinnastoilla | Vuorot muuttuvat, TES pitää huomioida ja tunnit menevät palkanlaskentaan | Vaatii tilin luomisen ja työntekijöiden lisäämisen kerran |
Jos kolme ensimmäistä riviä kuvaavat tilannettasi, pysy niissä. Emme suosittele ohjelmaa tiimille, jonka lista ei muutu. Pidempi pohdinta taulukon ja ohjelman eroista: Excel vs. työvuorolistaohjelma.
Vaiheittain: 15 työntekijän lista Tyovuorolista.fi:ssä
Ensimmäisellä kerralla eniten aikaa vie työntekijöiden lisääminen. Seuraavat listat syntyvät nopeammin, koska työntekijät ja toistuvat vuorot ovat valmiina.
1. Luo tili
Luo tili verkossa. Korttia ei tarvita. Uusi tili saa 14 päivän kokeilun, joka kattaa enintään 50 työntekijää, joten 15 hengen tiimi mahtuu mukaan heti.
2. Tuo työntekijät kerralla
Avaa Työntekijät-sivu ja paina Tuo työntekijät. Liitä nimet ja sähköpostit vanhasta listastasi, tarkista taulukko ja tallenna. Viittätoista ihmistä ei tarvitse lisätä yksitellen. Ohje: työntekijöiden hallinta.
3. Valitse työehtosopimus
Jos alallasi on MaRa-TES, Kaupan alan TES, SOSTES tai KipaTES, valitse se Työehtosopimus-sivulta. Sen jälkeen kalenteri varoittaa liian lyhyestä lepoajasta, liian pitkästä vuorosta ja jakson tuntien ylityksestä jo suunnitellessa. Ohje: näin otat TES-tuen käyttöön.
4. Raahaa vuorot kalenteriin
Luo lista ja raahaa työntekijän nimi kalenterin oikeaan kohtaan. Toistuvat vuorot saat koko listalle kerralla toistolla, ja valmiin viikon voi tallentaa mallipohjaksi seuraavia listoja varten. Sivupalkki näyttää jokaisen työntekijän tunnit, joten näet heti, kenelle tunteja on kertymässä liikaa tai liian vähän.
5. Julkaise
Paina Julkaise. Jokainen työntekijä saa sähköpostiin oman listansa, jossa näkyvät vain hänen vuoronsa. Listan voi myös tulostaa tai tallentaa PDF:nä taukotilan seinälle. Ohje: työvuorolistojen julkaisu.
6. Hoida muutokset samassa paikassa
Kun joku sairastuu, merkitse poissaolo julkaistulle listalle ja hae sijainen. Muutos lähtee tiedoksi niille, joita se koskee, eikä koko listaa tarvitse lähettää uudelleen. Työntekijät näkevät ajantasaiset vuoronsa puhelimen selaimesta Oma-portaalissa ilman asennuksia.
7. Kirjaa toteutuneet tunnit
Suunnitellut vuorot ovat valmiina tuntikirjauksen pohjana, joten kirjaat vain poikkeamat. Palkkaraportti erittelee tunnit ja TES:n mukaiset lisät palkanlaskentaan, ja aineiston saa vietyä Netvisoriin, Procountoriin, Fivaldiin tai Fennoaan.
Mitä tämä maksaa 15 työntekijälle?
Tyovuorolista.fi laskuttaa tilistä eikä työntekijöistä:
| Tiimin koko | Paketti | Hinta |
|---|---|---|
| Enintään 3 työntekijää | Mini | 0 €/kk, ei aikarajaa |
| Enintään 20 työntekijää | Normi | 18 €/kk (vuosilaskutuksella 144 €/vuosi) |
| Enintään 50 työntekijää | Iso | 60 €/kk |
| Enintään 100 työntekijää | Jätti | 180 €/kk |
Hintoihin lisätään alv. 15 hengen tiimi maksaa siis 18 €/kk eli noin 1,20 € työntekijää kohden. Käyttäjäkohtaisesti hinnoitelluissa ohjelmissa sama tiimi maksaa julkisten hinnastojen mukaan noin 39–60 €/kk. Laskelmat lähteineen: työvuorosuunnitteluohjelmien vertailu 2026.
Usein kysytyt kysymykset
Miten teen työvuorolistan ilman Exceliä?
Ilmaiseksi onnistuu tulostettavalla pohjalla, jaetulla kalenterilla tai Teamsin Shifts-sovelluksella. Jos vuorot muuttuvat usein tai alallasi on työehtosopimus, käytä työvuorosuunnitteluohjelmaa: lisää työntekijät, raahaa vuorot kalenteriin ja julkaise lista sähköpostilla.
Kuinka kauan 15 työntekijän listan tekeminen kestää?
Rekisteröinti ja alkuasetukset vievät noin kolme minuuttia, ja ensimmäisen listan voi julkaista vartissa. 15 hengen tiimissä eniten aikaa vie työntekijöiden lisääminen, ja sen voi tehdä kerralla tuontitoiminnolla. Seuraavissa listoissa mallipohja ja toistuvat vuorot ovat valmiina, joten käsin muokataan vain poikkeukset.
Voiko työvuorolistan tehdä puhelimella?
Voi. Tyovuorolista.fi toimii puhelimen selaimessa, ja vuoron lisääminen onnistuu plus-painikkeella. Isomman listan suunnittelu on silti nopeampaa tietokoneella. Ohje: Työvuorolista mobiililaitteilla.
Pitääkö työntekijöiden asentaa sovellus?
Ei. Työntekijä saa listan sähköpostiin ja näkee vuoronsa selaimessa Oma-portaalista. Ilmoitukset vuoromuutoksista saa halutessaan puhelimeen.
Entä jos listat ja saldot ovat nyt Excelissä?
Aloita uusi lista ohjelmassa ja pidä Excel rinnalla ensimmäiset viikot. Vuosivapaa- ja lomasaldot tarvitsevat historiaa, joten siirrämme vanhat tiedot puolestasi maksutta. Vaiheet: käyttöönotto Exceliltä Työvuorolistaan.
Lähteet: Työaikalaki 872/2019, 30 § ja 32 § (Finlex); Tyovuorolista.fi:n hinnasto, tarkistettu 10.11.2026.