Sijaisen haku, kun joku sairastuu julkaistulta listalta
Päivitetty 17.9.2026: ohjevideo sijaisen hausta. Ominaisuussivu: Sijaisen haku.
Lista on julkaistu. Sofia soittaa aamulla, että hän on sairaana eikä pääse iltavuoroon. Näin merkitset poissaolon ja etsit vuoroon sijaisen.
Ohje koskee julkaistun listan vuoroja, jotka alkavat tänään tai myöhemmin. Menneet vuorot, ks. ohjeen loppu. Etukäteen tiedossa oleva poissaolo, ks. Poissaolon merkitseminen.
Videossa merkitään poissaolo, kysytään sijaista valituilta ja hyväksytään ilmoittautuminen Oma-portaalissa.
Esihenkilölle
1. Merkitse poissaolo
Klikkaa Sofian vuoroa kalenterissa. Valitse Merkitse poissaolo….
Valitse syy: Sairastui tai Muu este. Ruutu Etsi vuoroon sijainen on valmiiksi valittu. Paina Merkitse.
Sofian vuoro jää kalenteriin poissaolona. Sen päälle tulee harmaa raidallinen avoin vuoro samoille kelloajoille. Sen näkevät vain ne työntekijät, joilta kysyt.
2. Kysy sijaista
Etsi sijainen avautuu heti. Siinä ovat työntekijät, jotka voivat ottaa vuoron. Rivillä näkyvät jäljellä olevat tunnit sekä mahdollinen TES-varoitus tai vapaatoive.
Ne, jotka eivät voi ottaa vuoroa, ovat kohdassa Ei sopivia. Avaa se, niin näet syyn, esimerkiksi toisen vuoron samana päivänä.
Sinulla on kolme tapaa:
- Kysy kaikilta sopivilta lähettää kyselyn kaikille listan työntekijöille.
- Kysy valituilta lähettää kyselyn vain niille, jotka valitsit ruudusta.
- Anna vuoro antaa vuoron heti yhdelle työntekijälle. Käytä tätä, kun olet jo sopinut asiasta puhelimessa.
Voit etsiä sijaista myös myöhemmin: klikkaa vuoroa ja valitse Etsi sijainen.
3. Täytä vuoro
Kun työntekijä ilmoittautuu Oma-portaalissa, saat ilmoituksen. Hyväksy ilmoittautuminen samoin kuin avoimissa vuoroissa, niin vuoro on täytetty. Voit myös antaa vuoron suoraan painikkeella Anna vuoro.
Kun vuoro on täytetty, muut kysytyt saavat ilmoituksen “Sijaista ei enää tarvita”. Sovellus ei julkaise mitään automaattisesti.
Jos merkitsit poissaolon vahingossa, klikkaa vuoroa ja valitse Peru poissaolomerkintä.
Työntekijälle
Kysytty työntekijä saa ilmoituksen “Pääsisitkö töihin?”. Vuoro näkyy Oma-portaalissa kohdassa Avoimet vuorot. Siellä hän painaa Ilmoittaudu vuoroon. Esihenkilö vahvistaa.
Työntekijä ei näe, kenen vuoro on kyseessä. Poissaolija ei näe avointa vuoroa. Muut näkevät listalla vain merkinnän Poissa. Poissaolon syy jää esihenkilölle ja palkanlaskentaan.
Menneet vuorot
Eilisen tai sitä vanhemman vuoron merkitset Toteuma ja palkat -näkymässä rastilla Sairaana, ks. Tuntien kirjaus. Korvaajan vuoron voit lisätä samalta riviltä, ks. korvaajan vuoro sairaslomalle.