Sairasilmoitus Oma-portaalissa
Työntekijä voi ilmoittaa Oma-portaalissa, ettei pääse tuleviin vuoroihinsa sairauden vuoksi. Esihenkilö saa ilmoituksen puhelimeen ja sähköpostiin, kuittaa sen ja kysyy vuoroille sijaista samassa näkymässä.
Ota käyttöön
Sairasilmoitus on oletuksena pois päältä. Laita se päälle kohdassa Asetukset → Profiili, tuntien ilmoituksen alla: Työntekijät voivat ilmoittaa sairastumisesta tuleviin vuoroihin Oma-portaalissa. Kytkin näkyy, kun tuntien ilmoitus Oma-portaalissa on käytössä.
Kun kytkin on päällä, voit kirjoittaa Ohje sairastumisen varalle. Työntekijä näkee sen lomakkeen yläosassa, esimerkiksi “Soita myös Jarille ennen klo 7, jos vuorosi alkaa aamulla.”
Työntekijälle
Ilmoita sairastumisesta
- Avaa Oma-portaali ja paina etusivulla Olen sairaana.
- Valitse, kuinka pitkään arviolta olet poissa: Tänään, Huomiseen tai Valitse päivä.
- Tarkista vuorot kohdassa Näihin vuoroihin et pääse. Ne ovat valmiiksi valittuina. Poista rasti vuorosta, johon ehdit.
- Valitse syy: Olen itse sairas, Lapsi on sairas tai Muu este. Syy näkyy vain esihenkilölle.
- Paina Lähetä sairasilmoitus.
Voit lisätä esihenkilölle lyhyen viestin, esimerkiksi “avain on kassalla”. Älä kirjoita diagnoosia.
Ilmoituksen voi tehdä vain vuoroille, jotka eivät ole vielä alkaneet. Jos lähdit kesken vuoron, kirjaa se vuoron tuntiraportilla.
Voit ilmoittaa sairastumisesta myös yksittäisen vuoron sivulla.
Seuraa ilmoitusta
Etusivun yläosaan tulee kortti, josta näet ilmoituksen tilan: milloin lähetit sen, kuka esihenkilö kuittasi sen ja onko vuoroihisi löytynyt tekijä. Vuorot näkyvät listalla yliviivattuina merkinnällä Sairas.
Saat ilmoituksen, kun esihenkilö kuittaa sairasilmoituksen.
Jatka tai palaa aiemmin
- Jatka sairasilmoitusta: valitse uusi viimeinen päivä. Esihenkilö saa ilmoituksen uusista vuoroista.
- Palaan töihin aiemmin: valitse päivä, josta alkaen olet töissä. Vuorot palaavat sinulle. Jos vuoroon on jo sovittu sijainen, se jää hänelle, ja esihenkilö saa tiedon, että olet käytettävissä.
- Peru: peruu ilmoituksen, kun esihenkilö ei ole vielä kuitannut sitä.
Jos esihenkilö palauttaa vuoron sinulle, saat ilmoituksen Olet taas vuorossa.
Esihenkilölle
Ilmoitus tulee
Saat pushin ja sähköpostin, esimerkiksi “Sofia Niemi ilmoitti poissaolosta”. Viestissä on vuorojen määrä ja ensimmäisen vuoron aika. Syytä ei näy puhelimen lukitusnäytöllä eikä sähköpostin otsikossa.
Kalenterissa kuittaamaton vuoro on punareunainen ja siinä lukee sairasilmoitus. Työkaverit näkevät tiimin listalla jo nyt merkinnän Poissa.
Kuittaa ja kysy sijaista
Avaa ilmoitus pushista, sähköpostista tai klikkaamalla vuoroa kalenterissa. Näkymässä ovat työntekijän vuorot ja jokaisen vuoron sopivat sijaiset. Sopivuus lasketaan samoin kuin sijaisen haussa: päällekkäiset vuorot, vapaapäivät ja osaamiset pudottavat pois, ja järjestyksessä huomioidaan lepoajat ja jäljellä olevat tunnit.
Tarkista syy: Itse sairas, Lapsi sairas tai Muu este. Voit korjata sen ennen kuittausta.
Valitse sitten yksi kolmesta:
- Kuittaa ja kysy sopivilta: merkitsee vuorot poissaoloksi, luo jokaiselle avoimen sijaisvuoron ja kysyy kaikilta sopivilta. Kysely lähtee Oma-portaaliin ja tekstiviestinä niille, joilla on puhelinnumero.
- Kuittaa, hoidan sijaiset itse: merkitsee vuorot ja luo avoimet sijaisvuorot, mutta ei kysy keneltäkään. Kysyt tai annat vuoron itse sijaispaneelista.
- Kuittaa, sijaista ei tarvita: merkitsee vuorot poissaoloksi ilman sijaisvuoroa.
Ruutu Anna vuoro ensimmäiselle ilmoittautujalle on valmiiksi valittu, kun ensimmäinen vuoro alkaa alle vuorokauden päästä. Silloin ensimmäinen kysytty, joka ilmoittautuu, saa vuoron heti.
Työntekijä saa ilmoituksen kuittauksesta.
Kuittauksen jälkeen
Näkymässä näkyy, kuka kuittasi ja mikä kunkin vuoron tilanne on: kuinka monelta on kysytty, onko joku ilmoittautunut ja kuka vuoron sai. Sijaispaneeli avaa vuoron sijaisen haun, jossa voit kysyä lisää, hyväksyä ilmoittautumisen tai antaa vuoron suoraan.
Kysytty työntekijä näkee vuoron Oma-portaalin avoimissa vuoroissa ja voi ilmoittautua tai vastata En pääse. Hän ei näe, kenen vuoro on kyseessä.
Jos työntekijä paraneekin, klikkaa vuoroa kalenterissa ja valitse Peru poissaolomerkintä. Työntekijä saa ilmoituksen Olet taas vuorossa, myös tekstiviestinä, jos vuoro alkaa alle kahden vuorokauden päästä.
Kun työntekijä soittaa
Voit merkitä sairastumisen myös itse. Klikkaa vuoroa kalenterissa ja valitse Merkitse poissaolo…. Valitse syy ja Viimeinen poissaolopäivä. Jos päivä on myöhempi kuin vuoron päivä, myös työntekijän seuraavat vuorot tälle ajalle merkitään kerralla. Ohje: Sijaisen haku.
Lapsen sairaus
Alle 10-vuotiaan lapsen äkillinen sairastuminen on oma syynsä. Kaupan, matkailu- ja ravintola-alan, kiinteistöpalvelualan ja yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksissa siitä maksetaan palkka sairausajan palkan säännöillä enintään 1–3 päivältä.
- Tunnit kirjautuvat sairausajan palkkaan. Palkkaraportissa on lisäksi rivi josta lapsen sairaus, jotta palkanlaskija näkee osuuden.
- Karenssipäivää ei lasketa, eikä lapsen sairaus yhdisty työntekijän omaan sairausjaksoon.
- Jos ilmoitus kestää yli kolme päivää, näkymä muistuttaa palkallisen ajan rajasta. Sovellus ei muuta mitään itse.
Kuka näkee mitä
- Työkaverit näkevät tiimin listalla ja Oma-portaalin tiimilistalla vain Poissa.
- Syy ja viesti näkyvät esihenkilöille, palkanlaskennalle ja työntekijälle itselleen.
- Sijaiskysely ei kerro, kenen vuoro on kyseessä eikä miksi.
Lisää: Oma-portaali, Tekstiviestit kiireellisistä vuoroista.