Excel vs työvuorolista-ohjelma: milloin taulukko riittää ja milloin ei?
Suurin osa Suomen pienyrityksistä tekee työvuorolistansa Excelissä, Google Sheetsissä tai paperilla, ja usein se on ihan perusteltu valinta. Myymme itse työvuorolista-ohjelmaa, joten meillä on ilmeinen intressi väittää muuta. Siksi tämä vertailu alkaa siitä, milloin Excel riittää, eikä siitä, miksi se ei muka riittäisi.
Milloin Excel riittää oikein hyvin
Pysy Excelissä (tai ota ilmainen pohjamme), jos useimmat näistä pätevät:
- Työntekijöitä on alle viisi ja vuorot toistuvat viikosta toiseen lähes samanlaisina.
- Lista ei juuri muutu julkaisun jälkeen, ei sairauspoissaolojen paikkailua eikä vuoronvaihtoja kesken jakson.
- Kaikki työskentelevät samassa paikassa ja näkevät ilmoitustaulun, eli listan jakelu ei ole ongelma.
- Alallasi ei ole työehtosopimusta, jonka lisät, lepoajat tai jaksotyösäännöt pitäisi huomioida vuoroja suunnitellessa.
- Toteutuneet tunnit on helppo laskea käsin palkanmaksua varten.
Tällaisessa tilanteessa ohjelma toisi lähinnä uuden työkalun opettelun. Säästö olisi pieni.
Mihin Excel-lista käytännössä kaatuu
Nämä viisi asiaa toistuvat lähes jokaisessa tarinassa, jonka kuulemme Excelistä siirtyviltä:
- Jakelu ja versiot. Lista lähetetään WhatsAppissa kuvana tai sähköpostin liitteenä, ja heti ensimmäisen muutoksen jälkeen kukaan ei tiedä, mikä versio on voimassa. Työntekijä tulee vuoroon vanhan listan mukaan, ja se on aina esihenkilön ongelma.
- Muutokset kesken jakson. Työaikalain 30 §:n mukaan julkaistua työvuoroluetteloa saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä, ja muutoksesta pitää saada tieto perille. Excelissä tämä tarkoittaa uutta tiedostoa ja uutta viestiketjua joka kerta.
- TES-säännöt. Iltalisät, sunnuntaityö, arkipyhät, lepoajat, jaksotyön ylityörajat. Taulukko ei varoita, kun lista rikkoo työehtosopimusta. Virheet huomataan palkanmaksussa tai luottamusmiehen yhteydenotossa.
- Tuntien siirto palkanlaskentaan. Suunnitellut vuorot ovat taulukossa, mutta toteutuneet tunnit lisineen naputellaan käsin palkanlaskijalle tai tilitoimistolle. Sama data syötetään kahdesti, ja välissä syntyy virheitä.
- Työaikakirjanpito. Työaikalain 32 § velvoittaa pitämään kirjaa toteutuneista työajoista, ylitöistä ja lisistä. Excel-listassa on yleensä vain suunnitelma. Kirjanpito toteumista jää tekemättä. Tämä ei ole muodollisuus: valmisteilla on jopa 10 000 euron laiminlyöntimaksu työvuoroluettelon ja työaikakirjanpidon puutteista.
Mitä Excel oikeasti maksaa
Excelin lisenssi on käytännössä ilmainen, mutta lista ei tee itseään. Rehellinen laskukaava:
(listan teko + muutosten hallinta + tuntien kokoaminen palkanlaskentaan) tuntia viikossa × oman työtuntisi arvo
Jos kulutat listojen pyörittämiseen 1–2 tuntia viikossa ja työtuntisi arvo on 30–50 €, Excel maksaa 150–400 € kuukaudessa. Omana aikanasi. Työvuorolista-ohjelmat maksavat julkisten hinnastojen mukaan 0–80 €/kk pienelle yritykselle (kokosimme hinnat vertailuun täällä). Ratkaisevaa ei siis ole ohjelman hinta vaan se, paljonko aikaa lista sinulta nykyään vie. Jos vastaus on “puoli tuntia viikossa”, pysy Excelissä.
Excel vs ohjelma: rinnakkain
| Excel / Sheets | Työvuorolista-ohjelma | |
|---|---|---|
| Listan teko | Käsin joka jaksolle | Mallipohjat ja toistuvat vuorot |
| Jakelu työntekijöille | Liite tai kuva viestiin, versiot hajoavat | Julkaisu sähköpostiin ja työntekijän omaan portaaliin, aina ajantasainen |
| Muutokset kesken jakson | Uusi tiedosto + viestiketju | Muutos näkyy heti, työntekijä saa ilmoituksen |
| TES-lisät ja säännöt | Oma muisti | Ohjelma laskee ja varoittaa (Tyovuorolista.fi:ssä MaRa, Kaupan ala, KipaTES, SOSTES, kaikissa paketeissa) |
| Toteutuneet tunnit palkanlaskentaan | Käsin naputellen | Palkkaraportti tai palkka-aineisto (esim. Procountor-vienti) |
| Työaikakirjanpito (työaikalaki 32 §) | Jää yleensä tekemättä | Syntyy käytön sivutuotteena |
| Hinta | 0 € + oma aikasi | 0–80 €/kk pienyritykselle |
Rehellinen suositus
- Alle 4 työntekijää: et tarvitse edes maksullista ohjelmaa. Tyovuorolista.fi:n Mini-paketti on pysyvästi ilmainen 3 työntekijään asti (TES-tulkintoineen), ja jos haluat pysyä taulukossa, ilmainen Excel/PDF-pohjamme on vapaasti käytettävissä ilman rekisteröitymistä.
- 5–20 työntekijää, vuorot elävät, TES seurattavana: tässä kohtaa ohjelma alkaa maksaa itsensä takaisin ajassa, virheissä ja mielenrauhassa. Kokeile ensin ilmaiseksi ja katso, katoaako sunnuntai-illan listastressi.
- Microsoft 365 -talo, jolle riittää vuorojen jakaminen: myös Teams Shifts ratkaisee jakeluongelman ilmaiseksi, mutta ei TES-tulkintaa, palkka-aineistoa eikä työaikakirjanpitoa. Jos ne eivät ole sinulle ongelmia, sekin on kelpo valinta.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko työvuorolistan tehdä Excelillä? Voi. Laki ei määrää välinettä. Työaikalaki asettaa kuitenkin sisältövaatimukset: työvuoroluettelosta pitää käydä ilmi työajan alkaminen ja päättyminen sekä lepoajat, se on annettava tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkua (30 §), ja toteutuneista työajoista on pidettävä työaikakirjanpitoa (32 §). Väline on vapaa, velvollisuudet eivät.
Onko Excelillä tehty työvuorolista laillinen? On, kunhan se täyttää työaikalain vaatimukset ja työaikakirjanpito hoidetaan erikseen. Käytännössä puutteet syntyvät juuri kirjanpidosta ja muutosten tiedoksiannosta, eivät itse taulukosta.
Milloin Excelistä kannattaa siirtyä työvuorolista-ohjelmaan? Kun listan pyörittäminen vie yli tunnin viikossa, muutoksia tulee kesken jakson, työntekijät kysyvät vuorojaan viestillä tai TES-lisien laskenta alkaa mennä käsityöksi. Nyrkkisääntö: jos lista stressaa sunnuntaisin, työkalu on väärä.
Mistä saa ilmaisen työvuorolistapohjan? Täältä. Excel- ja PDF-pohja ilman rekisteröitymistä. Se on aidosti ilmainen; toivomme toki, että muistat meidät, kun pohja alkaa käydä pieneksi.
Kysymyksiä tai kokemuksia Excel-listoista? info@tyovuorolista.fi. Vastaamme itse.