Työajanseuranta Excelissä: lataa ilmainen tuntilistapohja
Lyhyesti: Tältä sivulta voit ladata ilmaisen työajanseurannan Excel-pohjan eli tuntilistan. Syötä vuoron alku, loppu ja tauko, niin pohja laskee päivän tunnit (myös yövuoroille), summaa kuukauden ja vertaa toteumaa sopimustunteihin. Ei rekisteröitymistä eikä makroja. Muista, että tehtyjen tuntien kirjaaminen on työnantajalle lakisääteinen velvollisuus, joten jonkinlainen tuntilista pitää joka tapauksessa olla.
Lataa ilmainen pohja
Pohja tekee puolestasi seuraavat asiat:
- Päivämäärät ja viikonpäivät automaattisesti: syötä vain vuosi ja kuukausi, ja pohja täyttää päivät oikein myös helmikuulle.
- Tuntien laskenta tauko vähennettynä, esimerkiksi 8:00–16:00 ja 0,5 tunnin tauko on 7,50 tuntia.
- Yövuorot toimivat suoraan: vuoro 18:00–02:00 lasketaan oikein, vaikka se päättyy seuraavan vuorokauden puolella.
- Kuukauden summa ja vertailu sopimustunteihin: näet yhdellä silmäyksellä, paljonko tunteja on kertynyt ja mikä on erotus.
- Viikonloput korostettuna, jotta rivit on helppo lukea.
Näin käytät pohjaa
- Avaa Tuntilista-välilehti ja täytä keltaiset solut: työntekijän nimi, vuosi, kuukausi ja halutessasi sopimustunnit.
- Kirjaa jokaiselle työpäivälle vuoron alku, loppu ja palkaton tauko tunteina (0,5 tarkoittaa 30 minuuttia). Tyhjennä ensin kaksi esimerkkiriviä.
- Merkintä-sarakkeeseen voit kirjata esimerkiksi sairausloman, vuosiloman tai arkipyhän.
- Kopioi välilehti jokaiselle kuukaudelle ja työntekijälle: klikkaa välilehden nimeä hiiren oikealla ja valitse Siirrä tai kopioi.
Työajanseuranta on lakisääteistä
Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa: tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset on kirjattava työntekijöittäin, ja kirjanpito on säilytettävä vähintään kanneajan päättymiseen asti. Puutteellisesta kirjanpidosta voi seurata laiminlyöntimaksu, ja riitatilanteessa kirjanpidon puuttuminen kääntyy helposti työnantajaa vastaan.
Huomaa ero kahden lakisääteisen dokumentin välillä:
| Dokumentti | Mitä se on | Milloin tehdään |
|---|---|---|
| Työvuoroluettelo | Suunnitelma tulevista vuoroista | Etukäteen, tiedoksi viimeistään viikkoa ennen |
| Työaikakirjanpito | Toteutuneet tunnit ja korvaukset | Jälkikäteen, jokaiselta työntekijältä |
Tämän sivun pohja on jälkimmäistä varten. Jos etsit pohjaa vuorojen suunnitteluun, katso tulostettava työvuorolistapohja tai työvuorolistan taulukkopohja.
Pohja kattaa tunnit, mutta korvausten erittely jää käsityöksi: esimerkiksi sunnuntailisät ja iltalisät on laskettava ja kirjattava erikseen oman TES:n mukaan.
Missä Excel-seuranta loppuu kesken?
Pohja riittää hyvin yhdelle tai parille työntekijälle. Isommalla porukalla vastaan tulevat tutut ongelmat: jokainen työntekijä ja kuukausi on oma välilehtensä, tunnit syötetään käsin kahteen kertaan (ensin listalta tuntilistaan, sitten palkanlaskentaan), lisät lasketaan laskimella ja kaavat hajoavat, kun joku muokkaa väärää solua.
Tyovuorolista.fi:ssä sama työ tapahtuu yhdessä paikassa:
- Tuntien kirjaus: suunnitellut vuorot ovat valmiina pohjana, ja merkitset vain poikkeamat.
- Työntekijä voi ilmoittaa toteutuneet tuntinsa itse puhelimella, tai tunnit voi leimata työpaikan yhteisellä laitteella leimaustilassa.
- Palkkaraportti laskee tunnit ja TES:n mukaiset lisät valmiiksi palkanlaskentaa varten.
Käyttö on ilmaista enintään kolmen työntekijän listoille, joten pohjan ja sovelluksen vertailu ei maksa mitään. Katso myös laajempi vertailu Excel vs. työvuorolistaohjelma.
Lähteet: Työaikalaki 872/2019, 30 § työvuoroluettelo ja 32 § työaikakirjanpito (Finlex), Työaika (tyosuojelu.fi)