Työvuorolista pohja Exceliin ja OpenOfficeen: paras ilmainen taulukkopohja
Jos haluat ehdottomasti tehdä työvuorolistasi isommalle porukalle ilmaiseksi, olen eläessäni löytänyt tasan yhden hyvän valmispohjan tähän tarkoitukseen. Se on OpenOffice-laskentataulukko, joka tekee käytännössä kaiken tarpeellisen laskennan automaattisesti.
Paras, ilmainen pohja työvuorolistalle
Käyttääksesi tätä pohjaa sinun tarvitsee ladata ja asentaa OpenOffice-ohjelmisto, joka on ilmainen ja vapaasti käytettävissä.
Kun olet ladannut ja asentanut OpenOfficen, voit ladata Jouko Kärjen vuosia sitten tekemän, mutta edelleen päivitetyn työvuorolistan pohjan.
Työntekijöiden lisäys ja salasana
Taulukko on melko iso, joten se saattaa ladata itseään hyvän tovin alkuun. Kun se aikanaan avautuu, kannattaa suunnata ensin Asetukset-välilehdelle (löydät välilehdet yleensä taulukon alareunasta).
Jos koetat muokata jonkin solun sisältöä, saat varoituksen, sillä dokumentti on suojattu. Poista suojaus näin:
- mene Asetukset-välilehdelle
- valitse ylävalikosta Tools -> Protected document -> Sheet
- syötä salasana: qsx537a
Nyt välilehden sisältö on muokattavissa.
Hiukan alempana löytyy “Yksikkö 2” -sarake, johon voit syöttää työntekijöiden etu- ja sukunimet. Tämän jälkeen voit avata minkä tahansa kuukauden välilehden, ja huomaat työntekijöittesi päivittyneen sinne.
Päivämäärien päivittäminen
Tätä tekstiä kirjoitettaessa uusin versio työvuorolistasta oli viime vuoden (2022) päivämäärillä. Ne pitää siis päivittää.
Asetukset-välilehden vasemmassa ylälaidassa on “Aloitus pvm” -kohta. Laita siihen kuluvan vuoden ensimmäinen maanantai (työvuorolista alkaa aina maanantaista). Huomaa, että päivämäärä on muodossa KK/PP/VVVV amerikkalaiseen tapaan. Tämä päivittää koko taulukkodokumentin päivämäärät kuluvalle vuodelle.
Valmista tuli!
Tämän jälkeen voit alkaa läimiä työvuoroja paikoilleen. Taulukko laskee automaattisesti työntekijöiden työtunnit, vapaat ja sen sellaiset.
Työvuorosuunnittelu Excelissä
Sama pohja toimii myös Excel-käyttäjälle: .ods-tiedoston voi avata Excelissä ja LibreOfficessa. Jos haluat rakentaa oman taulukon tyhjästä, punnitse ensin kokonaistyömäärä: Excel vs. työvuorolistaohjelma käy läpi, mihin taulukko riittää ja missä se alkaa maksaa aikaa. Toteutuneiden tuntien kirjaamiseen on erillinen työajanseurannan Excel-pohja, ja tulostettavan listan saat heti selaimesta: työvuorolista pohja.
Haluatko helpomman tavan?
Tyovuorolista.fi-palvelu tarjoaa selaimessa toimivan työvuorolistan teon, jossa työntekijöitä raahataan kalenteriin halutulle kohdalle. Työvuorojen pituuksia voi säädellä yhtä lailla raahaamalla, työvuoroon voi liittää kommentteja, ja työntekijöiden työvuorot voi jakaa heille sähköpostitse tai PDF:nä tai vaikkapa WhatsAppilla.
Tyovuorolista.fi:n käyttö on ilmaista alle 4 työntekijän listoille. Voit aloittaa käytön heti, ja julkaista ensimmäisen työvuorolistasi noin viidessä minuutissa. Palvelussa voit myös kirjata toteutuneet tunnit! Lue myös työvuorosuunnitteluohjelma ravintola-alalle -vertailu.