Työvuorolista pohja PDF: tee valmis lista ja lähetä se sähköpostilla
Jos etsit hakusanalla “työvuorolista pohja pdf”, etsit luultavasti ennen kaikkea selkeää tulostettavaa työvuorolistaa. Moni hakee valmista PDF-pohjaa, johon vuorot voisi kirjoittaa käsin tai täyttää koneella.
Työvuorolistassa idea on vähän parempi: sen sijaan että täyttäisit tyhjää PDF-pohjaa käsin, teet listan ensin valmiiksi sovelluksessa ja luot siitä siistin PDF:n yhdellä klikkauksella. Samasta näkymästä voit myös lähettää henkilökohtaiset työvuorolistat työntekijöille sähköpostilla.
Kun tarvitset työvuorolistan PDF:nä
Jos tavoite on saada työvuorolista seinälle, tulostimeen, sähköpostin liitteeksi tai talteen PDF-muodossa, et yleensä tarvitse tyhjää pohjaa. Tarvitset valmiin listan, joka näyttää hyvältä myös tulostettuna.
Työvuorolistassa voit:
- rakentaa listan normaalisti kalenteriin
- avata valmiin listan Julkaise-näkymään
- tulostaa sen PDF:ksi selaimen tulostustoiminnolla
- tallentaa saman listan myös kuvana
Mukana on myös tiivis asettelu, joka toimii hyvin silloin, kun työntekijöitä tai vuoroja on paljon samalla listalla.
Näin työvuorolista syntyy PDF:ksi
Kun lista on valmis, avaat vain julkaistavan listan ja painat Tulosta. Tämän jälkeen saat selaimen normaalin tulostusikkunan auki, josta voit tallentaa listan PDF-tiedostoksi.
Käytännössä tämä toimii paremmin kuin erillinen työvuorolista-pohja PDF:
- sinun ei tarvitse muotoilla rivejä ja sarakkeita käsin
- vuorot näkyvät valmiiksi oikeilla päivillä
- lopputulos on siisti myös tulostettuna
- samaa listaa voi vielä muokata ennen lopullista lähetystä
Jos etsit enemmän yleistä pohja-ajattelua, voit lukea myös aiemman artikkelimme työvuorolista pohja.
Pelkkä PDF-pohja loppuu nopeasti kesken
Yksinkertainen PDF-pohja toimii käytännössä vain piirtoalustana. Se voi näyttää paperilla siistiltä, mutta siihen se melkein jääkin.
PDF-pohja ei esimerkiksi:
- laske työntekijöiden tunteja automaattisesti
- näytä kokonaiskuvaa työmäärästä listan aikana
- varoita mahdollisista virheistä tai ristiriidoista
- kerro helposti, kenellä on liikaa tai liian vähän vuoroja
- tuota raportteja palkanlaskentaa varten
- auta toteutuneiden tuntien kirjaamisessa jälkikäteen
- lähetä henkilökohtaisia listoja työntekijöille
- päivity automaattisesti, jos vuoroihin tulee muutoksia
Silloin käytännön työ jää edelleen sinun tehtäväksesi: tarkistat tunnit käsin, huomaat virheet myöhässä ja kokoat raportteja eri paikasta.
Mitä Työvuorolista tekee PDF:n lisäksi
Työvuorolista ei ole vain tapa tulostaa lista PDF:ksi, vaan työkalu koko työvuorosuunnitteluun.
Kun teet listan sovelluksessa, saat samalla käyttöösi muutakin kuin tulostettavan lopputuloksen:
- tuntien laskennan työntekijöittäin
- yhteenvedot listan työtunneista
- varoituksia ja tarkistuksia suunnittelun tueksi
- mahdollisuuden kirjata toteutuneet tunnit
- raportteja jatkokäyttöön
- sähköpostilähetyksen työntekijöille
- helposti muokattavan listan myös viime hetken muutoksiin
Tämä on iso ero verrattuna pelkkään PDF-pohjaan: PDF on lopputiedosto, mutta Työvuorolista auttaa myös ennen sitä ja sen jälkeen.
Lähetä työntekijöille sähköpostilla
Pelkkä PDF ei aina riitä. Usein haluat myös, että työntekijät saavat oman listansa suoraan sähköpostiin ilman, että sinun pitää lähetellä tiedostoja yksitellen.
Työvuorolistassa voit avata samasta julkaisuikkunasta toiminnon Lähetä sähköpostilla…. Sen jälkeen valitset työntekijät, joille lista lähetetään.
Tämä on kätevä tapa silloin, kun:
- haluat lähettää listan vain osalle työntekijöistä
- joku työntekijä tarvitsee henkilökohtaisen listansa omaan sähköpostiinsa
- haluat tarkistaa vielä vastaanottajat ennen lähetystä
Lisää myös tiimin lista PDF-liitteeksi
Sähköpostin esikatselussa voit vielä tarkistaa, miltä viesti näyttää ennen lähettämistä. Samassa näkymässä voit halutessasi valita mukaan asetuksen “Liitä koko tiimin työvuorolista PDF:nä”.
Tämä on hyödyllinen erityisesti silloin, kun työntekijä haluaa nähdä:
- oman henkilökohtaisen työvuorolistansa sähköpostissa
- samalla myös koko tiimin listan PDF-liitteenä
Ennen lähetystä voit:
- esikatsella sähköpostin sisällön
- tarkistaa vastaanottajan ja aiherivin
- lisätä PDF-liitteen mukaan
- merkitä listan julkaistuksi lähetyksen jälkeen
Jos haluat lukea tästä työnkulusta tarkemmin, katso myös artikkelit työvuorolistojen julkaisu ja lähettäminen ja sähköpostin esikatselutoiminto työvuorolistojen lähettämisessä.
Milloin PDF-pohja on hyvä, ja milloin sovellus on parempi?
Tyhjä työvuorolista-pohja PDF voi riittää, jos teet listan harvoin ja työntekijöitä on vähän. Jos taas työvuoroja tehdään jatkuvasti, käytännössä nopeampaa on tehdä lista valmiiksi suoraan järjestelmässä.
Työvuorolista sopii paremmin, kun haluat:
- tehdä listan nopeasti ilman manuaalista taulukon täyttöä
- tulostaa siistin PDF:n työpaikan seinälle
- laskea tunnit ja tarkistaa kokonaisuuden samassa paikassa
- kirjata toteutuneet tunnit myöhemmin
- tehdä raportteja ilman erillistä käsityötä
- lähettää työntekijöille henkilökohtaiset listat sähköpostilla
- pitää saman listan helposti muokattavana viime hetken muutoksia varten
Jos haluat kokeilla käytännössä, voit tehdä ensimmäisen listasi sovelluksessa ja katsoa heti, miltä valmis työvuorolista PDF näyttää tulostettuna ja sähköpostissa.