Sähköpostin esikatselutoiminto työvuorolistojen lähettämisessä

Kirjoittanut Antti Tuomola
Julkaistu 20.08.2025

Olemme kuunnelleet palautetta asiakkailtamme, ja yksi toistuvista toiveista on ollut mahdollisuus tarkistaa työntekijöille lähetettävät sähköpostit ennen lähettämistä. Nyt tämä on vihdoin mahdollista uuden esikatselutoiminnon myötä!

Miksi esikatselutoiminto on tärkeä?

Aiemmin työvuorolistojen lähettäminen sähköpostilla toimi suoraan: valitsit työntekijät ja painoit “Lähetä sähköpostit”. Järjestelmä loi taustalla henkilökohtaiset listat yhdistäen vuoroja eri tiimeistä, lisäten päivämerkinnät ja muotoillen kaiken sähköpostiksi - mutta et nähnyt lopputulosta ennen lähettämistä.

Uusi esikatselutoiminto ratkaisee tämän, antaen sinulle näkyvyyden lähetettävien sähköpostien sisällöstä.

Kuinka uusi työnkulku toimii?

Vanha tapa (suora lähetys):

1. Julkaise → Lähetä sähköpostilla…
2. Valitse työntekijät
3. Paina Lähetä sähköpostit
4. Sähköpostit lähtevät heti (ei mahdollisuutta tarkistaa sisältöä)

Uusi tapa (esikatselun kanssa):

1. Julkaise → Lähetä sähköpostilla…
2. Valitse työntekijät
3. Paina Esikatsele sähköpostit 🆕
4. Tarkista jokaisen työntekijän sähköposti erikseen 🆕
5. Säädä lähetysasetuksia 🆕
6. Paina Lähetä kaikki sähköpostit

Esikatselutoiminnon käyttö käytännössä

1. Työntekijöiden valinta ja esikatselun aloitus

Työntekijöiden valintamodaalissa on nyt uusi painike:

• Esikatsele sähköpostit: avaa esikatselunäkymä

2. Esikatselunäkymä

Esikatselumodaali jakautuu kahteen osaan:

Vasemmalla: Lista valituista työntekijöistä

• Työntekijän nimi ja sähköpostiosoite
• Lähetysasetukset (liitä PDF, merkitse julkaistuksi, lähetä kopiot)

Oikealla: Valitun työntekijän sähköpostin esikatselu

• Sähköpostin aihe
• Täydellinen HTML-esikatselu sisällöstä
• Kaikki työvuorot ajanjaksolta (myös muista tiimeistä)
• Päivämerkinnät ja muistiinpanot

3. Navigointi työntekijöiden välillä

Voit helposti siirtyä työntekijältä toiselle klikkaamalla heidän nimiään vasemmasta listasta. Esikatselu päivittyy välittömästi näyttämään valitun työntekijän sähköpostin sisällön.

Uudet lähetysasetukset

Esikatselumodaalissa voit myös säätää seuraavia asetuksia ennen lähettämistä:

PDF-liite

• “Liitä myös tiimin lista PDF:nä” - lisää sähköpostiin PDF-version koko tiimin työvuorolistasta
• Hyödyllinen, kun työntekijät haluavat nähdä myös koko tiimin aikataulun

Listan julkaiseminen

• “Merkitse lista julkaistuksi lähetyksen yhteydessä” - lista merkitään automaattisesti julkaistuksi kun sähköpostit on lähetetty
• Voit halutessaan jättää tämän pois päältä, jos haluat lähettää luonnoksia

Kopiot itsellesi

• “Lähetä kopiot viesteistä sähköpostiini” - saat kopion jokaisesta lähetetystä sähköpostista
• Sähköpostiosoite esitäytetty yritysprofiilista
• Voit muuttaa osoitteen tarvittaessa

Mitä esikatselussa näet?

Esikatselutoiminto näyttää sinulle täydellisen sähköpostisisällön sellaisena kuin työntekijä sen saa:

Sähköpostin aihe

• Näet tarkan sähköpostin aiheen
• Sisältää yrityksen nimen ja aikajakson

Työvuorolista

• Kaikki työntekijän vuorot valitulta ajanjaksolta
• Vuorot kaikista tiimeistä automaattisesti mukana
• Vuorojen ajat, tiimit ja tehtävät
• V-päivät (viikkovapaat) ja X-päivät (vapaat)

Päivämerkinnät

• Kaikki julkiset päivämerkinnät listalla
• Näkyvät samassa muodossa kuin työntekijälle

Lähettäminen esikatselun jälkeen

Kun olet tarkistanut sähköpostien sisällön ja olet tyytyväinen, paina “Lähetä kaikki sähköpostit”.

Lähetyksen seuranta

Uusi lähetysprosessin seuranta näyttää sinulle reaaliaikaisesti:

• Kuinka monta sähköpostia on lähetetty
• Kuinka monta on vielä jonossa
• Mahdolliset virheet lähetyksessä

Tämä on erityisen hyödyllinen suurissa yrityksissä, joissa lähetetään kymmeniä sähköposteja kerralla.

Toiminto myös “Julkaise kaikki listat” -ominaisuudessa

Esikatselutoiminto on käytössä myös “Julkaise kaikki listat ajalle X-Y” -toiminnossa. Kun julkaiset usean tiimin listat yhtäaikaisesti, voit esikatselulla varmistaa, että:

• Jokainen työntekijä saa oikeat vuorot kaikista tiimeistä
• Päivämerkinnät ovat oikein kaikissa listoissa
• Aikataulut täsmäävät odotusten kanssa

Vinkkejä esikatselutoiminnon käyttöön

1. Tarkista muiden tiimien vuorot

Kiinnitä erityistä huomiota työntekijöihin, joilla on vuoroja useammassa tiimissä. Varmista, että:

• Kaikki vuorot näkyvät listassa
• Tiimin nimet ovat oikein
• Vuorojen ajat eivät mene päällekkäin

2. Tarkasta päivämerkinnät

Varmista, että:

• Julkiset päivämerkinnät näkyvät
• Yksityisiä merkintöjä ei näy työntekijöille
• Päivämäärät ovat oikein

3. Käytä kopiointi-ominaisuutta

Laita “Lähetä kopiot viesteistä sähköpostiini” päälle ensimmäisillä kerroilla. Näin voit:

• Varmistaa, että sähköpostit lähtevät oikein
• Tutustua lopulliseen muotoiluun
• Saat kopiot omaan arkistoosi lähetetyistä listoista

4. Testaa eri tilanteissa

Kokeile esikatselutoimintoa:

• Normaaleilla viikoilla
• Loma-aikoina (V-päivät)
• Kun työntekijöillä on vuoroja useammassa tiimissä
• Kun listassa on paljon päivämerkintöjä