Työntekijöiden hallinta: lisääminen, muokkaus ja poisto
Työntekijät ovat työvuorosuunnittelun perusta. Tässä oppaassa käymme läpi, miten lisäät uuden työntekijän, muokkaat hänen tietojaan ja poistat työntekijän pysyvästi – sekä mitä nämä toimet tarkoittavat julkaistuille ja julkaisemattomille työvuoroille.
Työntekijät-sivu
Siirry Hallinta → Työntekijät -valikkoon. Näet kaikki aktiiviset työntekijät taulukossa tiimeineen.
Paina Lisää työntekijä -painiketta uuden henkilön luomiseen tai klikkaa työntekijän riviä avataksesi hänen tietonsa.
Uuden työntekijän lisääminen
Lisää työntekijä -modaalissa täytät vähintään etu- ja sukunimen. Muut kentät ovat valinnaisia mutta suositeltavia:
| Kenttä | Miksi se kannattaa täyttää |
|---|---|
| Sähköposti | Työvuorolistojen lähetys sähköpostilla (lue lisää) |
| Työtunnit työsopimuksessa | Tavoitetuntien laskenta kalenterissa ja Tuntien kirjaus -näkymässä |
| Oletustyövuoron pituus | Uusien vuorojen oletuspituus; jätä tyhjäksi käyttääksesi tiimin oletusta |
| Väri | Erottaa työntekijän kalenterissa muista |
Uusi työntekijä liitetään automaattisesti valittuun tiimiin. Jos työntekijä työskentelee useassa tiimissä, lisää hänet muihin tiimeihin Hallinta → Tiimit -sivulta (tiimit ja saman työntekijän käyttö eri tiimeissä).
Työntekijän tietojen muokkaus
Klikkaa työntekijän riviä Työntekijät- tai Suunnittele-näkymässä. Modaalissa paina Muokkaa ja päivitä tarvittavat tiedot.
Tärkeimmät kentät päivittäessä:
- Sähköposti – tarvitaan henkilökohtaisten työvuorolistojen lähettämiseen
- Työtunnit työsopimuksessa – täysaikaisilla tyypillisesti 150 h/kk (tavoitetuntien laskenta)
- Oletustyövuoron pituus – yksilöllinen oletus vuorojen luonnissa
- Oletusresurssi – näkyy vain, jos resurssiaikataulutus on käytössä (resurssien aikataulutus)
Voit muokata työntekijän tietoja myös suoraan kalenterin vasemmalta puolelta – katso työntekijälistauksen muokkaus kalenterinäkymässä.
Työntekijän poisto
Poista työntekijä -painike poistaa työntekijän pysyvästi. Ennen vahvistusta sovellus varoittaa:
Olet poistamassa työntekijää. Tämä poistaa myös kaikki hänen julkaisemattomat työvuoronsa.
Poiston vaikutukset:
| Julkaisemattomat listat | Julkaistut listat | |
|---|---|---|
| Työntekijän vuorot | Poistetaan | Säilyvät (historiadata) |
| Työntekijä itse | Poistuu pysyvästi | – |
| Palautus | Ei mahdollista | – |
Poistettua työntekijää tai hänen mukanaan poistettuja vuoroja ei voi palauttaa. Käytä poistoa vain, kun työntekijä ei enää työskentele yrityksessäsi.
Julkaistu lista ja työntekijän poisto
Kun lista on merkitty julkaistuksi, sen vuorot säilyvät ennallaan vaikka poistaisit työntekijän. Tämä pitää historiadatan eheänä palkka- ja raportointitarpeita varten.
Jos haluat muokata julkaistua listaa, palauta se ensin muokattavaksi Hallinta → Työvuorolistat -näkymästä. Lue lisää työvuorolistojen julkaisusta.
Työntekijämäärän raja
Jos yrityksesi työntekijämäärä ylittää tilauksesi rajan, uuden työntekijän lisääminen estyy ja sovellus ehdottaa tilauksen päivittämistä. Katso hinnoittelu ja tilaustyypit.
Yhteenveto
- Lisää työntekijä Hallinta → Työntekijät -sivulta ja täytä vähintään nimi + sopimustunnit
- Muokkaa tietoja tarvittaessa – erityisesti sähköposti ennen listojen lähettämistä
- Poista vain, kun työntekijä poistuu pysyvästi – muista julkaisemattomien vuorojen katoaminen
Hyvin ylläpidetty työntekijärekisteri tekee sekä suunnittelusta että tuntien kirjauksesta sujuvampaa.