Osaamiset: pätevyydet työntekijöille, vaatimukset vuoroille ja tunnit palkkaraporttiin
Työvuorolistaan on lisätty osaamiset: työpaikkakohtaiset nimikkeet, jotka voit liittää sekä työntekijöihin että työvuoroihin. Osaaminen voi olla vastuurooli (vuorovastaava, anniskeluvastaava), pätevyys (hygieniapassi, B-kortti) tai mikä tahansa muu nimike, jolla on merkitystä vuorosuunnittelussa tai palkanlaskennassa.
Toiminto on heti käytössä kaikilla työpaikoilla – mitään ei tarvitse aktivoida erikseen. Osaamisiin liittyvät kentät ilmestyvät näkyviin, kun luot työpaikallesi ensimmäisen osaamisen.
Lyhyesti:
- Työntekijälle liitetty osaaminen kertoo, mitä hän osaa tai mitkä pätevyydet hänellä on.
- Vuorolle liitetty vaatimus kertoo, mitä vuorossa pitää osata. Jos vuoroon merkitty työntekijä ei osaa vaadittua, saat varoituksen – mutta tallennus onnistuu silti. Sinä päätät, järjestelmä ei estä.
- Palkkaraportointi: osaamista vaativien vuorojen tunnit summataan työntekijöittäin omalle rivilleen palkkaraporttiin. Näin esimerkiksi vuorovastaavana tehdyt tunnit kulkevat palkanlaskentaan asti ilman käsityötä.
- Näytä vuorossa -valinnalla osaamisen nimi näkyy myös työntekijälle julkaistussa listassa ja Oma-portaalissa – työntekijä tietää, että kyseessä on esimerkiksi anniskeluvastaavan vuoro.
Näin pääset alkuun
1. Luo työpaikan osaamiset
Avaa Hallinta → Työntekijät ja vieritä työntekijälistan alle kohtaan Osaamiset. Kirjoita osaamisen nimi ja paina Lisää.
Jokaisella osaamisella on kolme asetusta:
- Palkkaraportointi: kun tämä on valittuna, osaamista vaativien vuorojen tunnit summataan palkkaraporttiin omalle rivilleen (tästä tarkemmin alempana). Pidä tämä päällä vastuurooleille, joista maksetaan lisää – ja pois pätevyyksiltä, jotka eivät vaikuta palkkaan (esim. hygieniapassi).
- Palkkalajikoodi: valinnainen palkanlaskennan koodi Procountor-vientiä varten.
- Näytä vuorossa: osaamisen nimi näytetään vuoron yhteydessä julkaistussa listassa ja Oma-portaalissa.
2. Merkitse työntekijöiden osaamiset
Avaa työntekijä listasta ja paina Muokkaa. Osaamiset-kenttään voit valita kaikki työntekijän osaamiset. Sama kenttä on myös uuden työntekijän lisäyslomakkeella (Lisäasetukset-osiossa).
Työntekijöiden osaamiset näkyvät myös suoraan työntekijälistassa omassa sarakkeessaan:
3. Vaadi osaaminen vuorolta
Avaa vuoro kalenterista. Vuoron tiedoissa on uusi kenttä Vaaditut osaamiset – valitse siihen, mitä tässä vuorossa pitää osata. Sama kenttä löytyy vuoron luonnista ja Tuntien kirjauksen korvaajavuoron lisäyksestä.
Keskeinen ajatus: vuoron vaatimus kertoo, missä roolissa vuoron tekijä työskentelee. Kun merkitset vuorolle vaatimukseksi vuorovastaava, vuoron tekijälle kertyy vuorovastaavan tunteja – riippumatta siitä, kuka vuoron lopulta tekee.
Varoitus, ei este
Jos vuoroon merkitty työntekijä ei osaa jotain vaadittua, näet keltaisen varoituksen. Vuoron voi silti tallentaa – tosielämässä tulee tilanteita, joissa vuoro on pakko miehittää vajaalla pätevyydellä, ja sinä tunnet tilanteen paremmin kuin järjestelmä.
Osaaminen näkyviin työntekijälle
Kun osaamisen Näytä vuorossa -valinta on päällä, osaamisen nimi näkyy vuoron kohdalla kaikkialla, missä työntekijä listaa katsoo:
- julkaistun listan tulosteessa ja kuvassa (nimi näkyy vuoron kellonajan alla)
- työntekijälle lähetettävässä sähköpostissa
- Oma-portaalissa vuorokortissa ja vuoron tiedoissa
Näin työntekijä tietää suoraan listasta, että tiistain vuoro on nimenomaan anniskeluvastaavan vuoro – ilman että asiaa tarvitsee kirjoittaa käsin muistiinpanoihin joka kerta.
Oma-portaalissa sama tieto näkyy vuorokortissa ja vuoron tiedoissa Rooli-rivinä:
Nimikkeet, joita työntekijän ei tarvitse nähdä (esim. sisäiset pätevyysmerkinnät), pidät yksinkertaisesti ilman Näytä vuorossa -valintaa – ne näkyvät vain sinulle.
Sitten syvemmälle: osaamistunnit palkkaraportissa
Tämä on koko toiminnon tärkein osa, jos työpaikallasi maksetaan vastuulisää esimerkiksi vuorovastaavan vuoroista.
Kaiken ratkaisee Osaamiset-asetusten Palkkaraportointi-valintaruutu:
- Valinta päällä (oletus): järjestelmä summaa jokaiselle työntekijälle tunnit, jotka hän on tehnyt kyseistä osaamista vaativissa vuoroissa, ja tunnit kulkevat tuntikortteihin ja palkkaraporttiin asti. Käytä tätä rooleille, joista maksetaan lisää.
- Valinta pois: osaaminen toimii pelkkänä vaatimusmerkintänä ja varoituksena vuorosuunnittelussa – se ei tuota riviä mihinkään raporttiin eikä tuntikorttiin. Tämä on oikea valinta pätevyyksille, joita seurataan mutta joista ei makseta erikseen (hygieniapassi, B-kortti).
Valinnan voi vaihtaa milloin vain, ja se vaikuttaa heti myös vanhoihin raportteihin, jos ajat ne uudelleen.
Kun valinta on päällä, summa näkyy kahdessa paikassa:
1. Tuntikorteissa. Sekä Julkaise-näkymän Työtunnit listassa -korteissa että Tuntien kirjauksen korteissa on uusi Osaamistunnit-osio. Siitä näet yhdellä vilkaisulla, paljonko esimerkiksi vuorovastaavan tunteja kullekin on kertymässä – samat luvut, jotka päätyvät palkkaraporttiin.
2. Palkkaraportissa. Kun luot palkkaraportin (CSV, PDF tai Procountor), jokaisesta palkkaraportointiin merkitystä osaamisesta tulee raporttiin oma rivinsä työntekijää kohden – esimerkiksi Vuorovastaava: 24 tuntia. Raportin riveissä on myös uusi Osaamistunnit-valinta, jolla saat rivit tarvittaessa pois raportista.
Kuten muutkin raportin rivit, osaamistunnit ovat tunteja, eivät euroja – palkanlaskentaohjelma hinnoittelee ne palkkalajin mukaan.
Procountor ja palkkalajikoodi
Jos viet palkka-aineiston Procountoriin, anna osaamiselle palkkalajikoodi Osaamiset-asetuksissa (esim. oma palkkalajinne vuorovastaavalisälle). Ilman koodia osaamisen rivit jätetään Procountor-tiedostosta pois, ja saat siitä huomautuksen viennin yhteydessä – tavallisiin CSV- ja PDF-raportteihin rivit tulevat aina osaamisen nimellä, koodia ei tarvita.
Hyvä tietää: miten tunnit lasketaan
- Vuoron vaatimus ratkaisee, ei työntekijän osaaminen. Tunnit kertyvät sille, joka vuoron tekee – myös silloin, jos merkitsit vuoroon varoituksesta huolimatta työntekijän, jolta osaaminen puuttuu. Rooli määrittää palkan.
- Sairausloma ei kerrytä osaamistunteja. Jos vuorovastaava sairastuu, hänen tuntinsa siirtyvät normaalisti sairausajan palkkaan, mutta vuorovastaavatunteja ei kerry. Jos merkitset korvaajan Lisää korvaajan vuoro -toiminnolla, korvaajan vuoro perii alkuperäisen vuoron vaatimukset automaattisesti – eli vastuulisä siirtyy sille, joka vastuun oikeasti kantoi.
- Vaatimukset kulkevat kopioiden mukana. Kun kopioit vuoron, kopioit viime viikon listan tai käytät listapohjaa, vuorojen osaamisvaatimukset kopioituvat mukana. Kerran merkitty vuorovastaavan vuoro pysyy vuorovastaavan vuorona viikosta toiseen.
- Jos vuorolla on kaksi palkkaraportoitavaa vaatimusta, tunnit kertyvät molempiin – rivit ovat toisistaan riippumattomia lisiä työtuntien päällä, eikä niitä ole tarkoitettu laskettavaksi yhteen.
Osaamisen poistaminen = arkistointi
Osaamista ei poisteta, vaan se arkistoidaan. Arkistoitu osaaminen katoaa kaikista valintalistoista, mutta säilyy vanhoissa vuoroissa ja raporteissa – näin viime kuun palkkaraportti näyttää samat rivit myös jälkikäteen ajettuna. Jos taas muutat osaamisen nimeä, uusi nimi näkyy myös vanhoissa raporteissa.
Mitä osaamiset eivät (vielä) tee
- Järjestelmä ei estä merkitsemästä vuoroon työntekijää ilman vaadittua osaamista – varoitus on tarkoituksella vain varoitus.
- Avoimien vuorojen ilmoittautumista ei vielä rajata osaamisen mukaan – kuka tahansa tiimin työntekijä voi ilmoittautua avoimeen vuoroon, vaikka vuorolla olisi osaamisvaatimus. Tämä on työn alla seuraavaksi.
- Osaamisilla ei ole voimassaoloaikoja (esim. hygieniapassin vanheneminen) eikä tasoja.
Jos jokin näistä olisi sinulle tärkeä, laita viestiä (Antti, info@tyovuorolista.fi) – rakennan näitä siinä järjestyksessä, missä niille on oikeaa tarvetta.