Toistuvat työvuorot – luo sama vuoro kerralla usealle päivälle
Kun sama työntekijä työskentelee samoihin aikoihin useana päivänä tai viikolla, vuorojen syöttäminen yksitellen vie turhaa aikaa. Toistuvat työvuorot -ominaisuudella luot saman vuoron kerralla usealle päivälle valitun listan aikana.
Toistuvuus toimii julkaisemattomilla listoilla ja koskee tavallisia työvuoroja (ei lomia, vapaapäiviä tai muita koko päivän merkintöjä). Voit käyttää sitä sekä uuden vuoron luonnissa että olemassa olevan vuoron muokkauksessa.
Miten pääset alkuun?
- Avaa Suunnittele-näkymä ja valitse muokattava lista.
- Luo uusi vuoro klikkaamalla kalenterin aikaruudukkoa (tietokone), raahamalla työntekijä kalenteriin (tietokone) tai napauttamalla sitä (mobiili). Vaihtoehtoisesti avaa olemassa oleva työvuoro muokattavaksi.
- Täytä työntekijä, ajat ja muut tiedot kuten tavallisesti.
- Kytke päälle Toista vuoro listan aikana.
- Valitse toistuvuus ja tarkista esikatselu.
- Tallenna – järjestelmä luo vuorot yksitellen listan loppuun asti.
Toistuvuusvaihtoehdot
Valitse valmiista malleista tai määritä oma väli:
| Vaihtoehto | Mitä se tekee |
|---|---|
| Jokainen arkipäivä | Ma–pe jokaisena arkipäivänä listan aikana |
| Kerran viikossa | Sama viikonpäivä joka viikko |
| Joka toinen viikko | Sama viikonpäivä joka toinen viikko |
| Joka päivä | Joka päivä valitusta aloituspäivästä listan loppuun |
| Joka toinen päivä | Joka toinen päivä |
| Mukautettu… | Valitse itse esim. joka 3. päivä tai joka 3. viikko |
Mukautetussa tilassa voit valita välin 1–30 ja yksikön päivä tai viikko. Esimerkiksi joka 3. viikko säilyttää alkuperäisen viikonpäivän.
Esikatselu ennen tallennusta
Kun toistuvuus on päällä, näet heti listan kaikista luotavista vuoroista: päivämäärä, viikonpäivä ja kellonajat. Näin tiedät tarkalleen, mitä kalenteriin syntyy ennen kuin painat Luo vuoro tai Tallenna.
Jos vuoroja on paljon, lista näyttää ensimmäiset rivit ja kertoo, montako muuta vielä luodaan.
Luonti ja muokkaus
Uusi vuoro
Valitse aloituspäivä ja ajat, kytke toistuvuus päälle ja tallenna. Järjestelmä luo vuorot valitusta päivästä listan viimeiseen päivään asti.
Olemassa oleva vuoro
Voit päivittää nykyisen vuoron ja samalla luoda loput toistuvat esiintymät. Esikatselu näyttää vain uudet vuorot – nykyistä päivitetään erikseen, eikä sitä luoda uudelleen.
Mitä tapahtuu tallennuksen jälkeen?
Jokainen vuoro luodaan erillisenä rivinä tietokantaan – sama logiikka kuin yksittäisessä luonnissa. Järjestelmä tarkistaa jokaisen vuoron:
- päällekkäisyydet saman työntekijän muiden vuorojen kanssa
- resurssikonfliktit (jos käytössä resurssien aikataulutus)
Jos jokin päivä ei mene läpi (esim. päällekkäisyys toisen vuoron kanssa), muut vuorot luodaan silti. Päällekkäiset päivät ohitetaan automaattisesti – sama tarkistus kuin yksittäisessä vuoron luonnissa. Saat yhteenvedon esimerkiksi muodossa “10/12 vuoroa luotu (2 ohitettiin)”.
Rajoitukset
- Toistuvuus toimii vain valitun listan sisällä – ei yli listan rajojen eikä toiseen listaan.
- Julkaistuilla listoilla vuoroja ei voi luoda tai muokata toistuvuudella.
- Toistuvuus on käytettävissä vain työvuoroille (ei V-, X-, loma- tai muille koko päivän merkinnöille).
- Klikkaamalla kalenterin koko päivän riviä (ylärivi) luot edelleen vapaapäivämerkintöjä – toistuvuus näkyy vain aikaruudukossa luotavissa työvuoroissa.
Yhteenveto
Toistuvat työvuorot nopeuttavat suunnittelua, kun sama kaava toistuu listan aikana:
- Valmiit mallit arkipäiville, viikoittaisille ja muille yleisille kaavoille
- Mukautettu väli päivissä tai viikoissa
- Esikatselu kaikista luotavista vuoroista ennen tallennusta
- Osittainen onnistuminen – kelvolliset vuorot luodaan, ongelmalliset ohitetaan
Haluatko tarkemman käsikirjan kaikista tavoista lisätä vuoroja? Lue Näin lisäät työvuoroita kalenteriin.