Näin lisäät työvuoroita kalenteriin
Työvuorolistan täyttäminen tapahtuu Suunnittele-näkymässä. Vasemmalla on työntekijät, keskellä kalenteri valitulle listalle. Kun lista on vielä julkaisematon, voit lisätä vuoroja vapaasti – julkaisun jälkeen muokkaus on lukittu.
Tässä oppaassa kolme pääasiallista tapaa luoda vuoroja: raahaus, klikkaus ja toistuvuus. Valitse tapa tilanteen mukaan; voit yhdistellä niitä saman listan aikana.
Pikavalinta: mikä tapa sopii?
| Tapa | Parhaiten kun… | Laitteet |
|---|---|---|
| Raahaa työntekijä | Tiedät heti kenen ja mihin aikaan | Tietokone |
| Klikkaa kalenteria | Haluat tarkat ajat modaalissa | Tietokone ja mobiili |
| Toista vuoro | Sama vuoro toistuu useana päivänä | Tietokone ja mobiili |
Lisäksi voit kopioida olemassa olevan vuoron Alt/Option + raahauksella – lue työvuoron kopiointi.
1. Raahaa työntekijä kalenteriin
Nopein tapa tietokoneella: valitse päivä ja kellonaika kalenterista, raahaa työntekijän nimi vasemmalta aikaruudukkoon ja vapauta.
- Varmista, että oikea lista on valittu vasemman reunan valitsimesta.
- Valitse kalenterista haluamasi päivä ja aika (tai koko päivän rivi vapaapäivälle).
- Raahaa työntekijän kortti kalenteriruudukkoon.
- Tarkista avautuvasta ikkunasta ajat ja tallenna.
Raahaus sopii erityisesti, kun haluat sijoittaa vuoron visuaalisesti oikeaan kohtaan ja työntekijä on jo valmiiksi näkyvissä listalla. Työntekijän oletuspituus täyttää vuoron keston automaattisesti.
Vinkki: Jos raahaat koko päivän riville (yläosa), luot vapaapäivän (V) tai vastaavan koko päivän merkinnän – ei tavallista työvuoroa ajoineen.
2. Klikkaa kalenteria
Voit luoda vuoron myös klikkaamalla kalenteria. Tämä toimii sekä tietokoneella että mobiilissa.
Tietokone
- Yksi klikkaus aikaruudukossa avaa vuoron luonti-ikkunan valitulla päivällä ja kellonajalla.
- Kaksoisklikkaus koko päivän rivillä (ylärivi) avaa päiväkohtaisen muistiinpanon – ei vuoron luontia.
Mobiili
Napauta haluamaasi päivää tai aikaa kalenterissa – sama luonti-ikkuna avautuu. Mobiilissa klikkaus on usein kätevin tapa, koska raahaus ei ole yhtä luonteva.
Vuoron luonti-ikkuna
Ikkunassa valitset työntekijän (luonnissa), tarkistat päivämäärän ja ajat, vuoron tyypin, tarvittaessa resurssin ja muistiinpanot.
Olemassa olevan työvuoron muokkaus tapahtuu samalla ikkunalla: klikkaa vuoroa kalenterissa. Lomat, lomatoiveet ja muut koko päivän merkinnät avautuvat edelleen erillisessä näkymässä.
3. Toista vuoro usealle päivälle
Kun sama työntekijä toistuu samoihin aikoihin useana päivänä tai viikolla, käytä Toista vuoro listan aikana -kytkintä vuoron luonti- tai muokkausikkunassa.
- Luo tai avaa työvuoro kuten yllä (raahaus tai klikkaus).
- Kytke päälle Toista vuoro listan aikana.
- Valitse kaava (esim. jokainen arkipäivä, kerran viikossa, mukautettu väli).
- Tarkista esikatselu ja tallenna.
Toistuvuus luo vuorot valitusta päivästä listan loppuun asti. Se toimii vain tavallisille työvuoroille julkaisemattomilla listoilla.
→ Lue tarkemmin: Toistuvat työvuorot
Muut hyödylliset tavat
Kopioi vuoro Alt + raahauksella
Pidä Alt (Mac: Option) pohjassa ja raahaa olemassa oleva vuoro uuteen paikkaan. Alkuperäinen säilyy, syntyy kopio samoilla tiedoilla.
→ Työvuoron kopiointi ALT-näppäimellä
Päivämuistiinpanot
Kaksoisklikkaa kalenterin koko päivän riviä (tietokone) lisätäksesi päiväkohtaisen huomion koko tiimille – esimerkiksi “Inventaario klo 14”.
→ Päiväkohtaiset muistiinpanot
Huomioitavaa
- Vuoroja voi lisätä vain julkaisemattomille listoille. Julkaisun jälkeen kalenteri on lukittu muokkauksilta.
- Järjestelmä varoittaa päällekkäisistä vuoroista samalle työntekijälle.
- Jos käytössä on resurssien aikataulutus, resurssikonflikteista näytetään varoitus – voit silti tallentaa tarvittaessa.
- Listan ulkopuolisia päiviä ei voi muokata; saat ilmoituksen “Tämä päivä ei ole muokattavissa”.
Yhteenveto
| Toiminto | Miten |
|---|---|
| Nopea sijoitus tietokoneella | Raahaa työntekijä kalenteriin |
| Tarkat ajat modaalissa | Klikkaa aikaruudukkoa |
| Sama vuoro usealle päivälle | Toista vuoro -kytkin |
| Kopioi yksittäinen vuoro | Alt + raahaa |
| Päivän tapahtuma koko tiimille | Kaksoisklikkaus koko päivän rivillä |
Kun lista on valmis, siirry Julkaise-näkymään ja lähetä vuorot työntekijöille – katso työvuorolistojen julkaisu.