Sähköpostin toimitusongelmien varoitus työvuorolistojen lähetyksessä
Kun lähetät työvuorolistoja sähköpostilla Julkaise-näkymästä, sovellus tarkistaa automaattisesti, onko aiemmissa lähetyksissä ollut ongelmia. Jos on, näet punaisen varoituksen ennen kuin lähetät uusia viestejä.
Milloin varoitus näkyy?
Varoitus ilmestyy Lähetä sähköpostilla -modaaliin, kun joidenkin viimeaikaisten työvuorolistojen sähköpostien toimitus on:
- epäonnistunut (bounced – osoite ei ole kelvollinen tai postilaatikko täynnä), tai
- merkitty roskapostiksi (complained – vastaanottaja on ilmoittanut viestin roskapostiksi)
Varoituksessa listataan ongelmaiset sähköpostiosoitteet ja niiden tila.
Mitä sinun kannattaa tehdä?
- Tarkista osoitteet – varmista, ettei työntekijän sähköpostiosoitteessa ole kirjoitusvirhettä. Voit korjata sen modaalin Lisää sähköposti -linkistä tai Työntekijät-sivulta.
- Kysy työntekijältä – jos osoite on oikein mutta viesti on palautunut, postilaatikko voi olla täynnä tai osoite vanhentunut.
- Roskapostimerkintä – pyydä työntekijää merkitsemään aiempi viesti luotettavaksi tai lisää lähettäjä osoitekirjaansa. Lue myös sähköpostin esikatselutoiminnosta, jolla voit varmistaa viestin sisällön ennen lähetystä.
- Vaihtoehtoiset kanavat – jos sähköposti ei toimi, voit jakaa listan PDF:nä, tulostaa henkilökohtaiset listat tai lähettää kuvan tiimin chatissa.
Muut sähköpostiin liittyvät huomiot
Modaalissa voi näkyä myös keltainen huomio, jos joillakin työntekijöillä ei ole sähköpostiosoitetta lainkaan. He eivät saa listaa automaattisesti – lisää osoite tai käytä toista jakotapaa.
Muista myös, että sähköposti lähetetään omasta osoitteestasi, jos olet ottanut sen käyttöön. Muussa tapauksessa viestit lähtevät osoitteesta info@tyovuorolista.fi.
Yhteenveto
Toimitusongelmien varoitus auttaa välttämään tilanteen, jossa luulet lähettäneesi listan mutta työntekijä ei koskaan saanut sitä. Tarkista varoituksen osoitteet ennen uutta lähetystä – ja pidä työntekijöiden yhteystiedot ajan tasalla työntekijöiden hallinnassa.