Näin viet työtunnit Fivaldiin
Työtunnit ja lisät voi lähettää Fivaldiin suoraan tyovuorolista.fi:stä. Rivit odottavat Fivaldissa Tietojen tuontia. Palkanlaskija noutaa ne palkkalaskelmalle samaan tapaan kuin ennenkin.
Tämä ohje käy asetukset läpi kerran. Sen jälkeen vienti on kuukausirutiini. Käyttöönotto vaatii Fivaldin pääkäyttäjän oikeudet. Usein tilitoimisto hoitaa Fivaldi-puolen. Esihenkilö hoitaa tyovuorolista.fi-puolen.
Mitä tarvitset ennen ensimmäistä vientiä
1. Aktivoi integraatio Fivaldissa
Tilitoimiston pääkäyttäjä antaa tyovuorolista.fi:lle oikeuden yritykseen Fivaldissa:
- Avaa Fivaldin Sovellusikkuna
- Siirry kohtaan Muut → Asetukset → Palvelunhallinta
- Avaa vasemmalta Kumppanikäyttäjät
- Valitse listalta tyovuorolista.fi
- Valitse yritys, jossa integraatio otetaan käyttöön
- Anna seuraavat oikeudet:
- Palkanlaskenta – käyttö
- Palkanlaskenta – lisäys
- Tallenna muutokset
Jos integraatio otetaan käyttöön usealle yritykselle, oikeudet annetaan jokaiselle yritykselle erikseen. Fivaldin oma ohje Palvelunhallintaan: Käyttöoikeuksien määrittäminen Palvelunhallinnassa.
2. Valitse palkkaohjelmaksi Fivaldi ja yhdistä yritys
- Avaa tyovuorolista.fi:ssä Asetukset ja vieritä kohtaan Palkanlaskenta
- Valitse palkkaohjelmaksi Fivaldi
- Syötä yrityksen Y-tunnus ja paina Hae Fivaldista
- Jos yrityksiä on useita, valitse oikea. Paina Tallenna yritys
Jos haku ei löydä yritystä, Fivaldin Kumppanikäyttäjät-oikeus (kohta 1) ei ole vielä voimassa.
Paina lopuksi Testaa yhteys. Testi näyttää, ketkä työntekijöistäsi löytyvät Fivaldista samalla nimellä. Henkilönumeron pitää silti olla sama molemmissa päissä. Väärä numero paljastuu vasta viennissä.
3. Yhdistä työntekijät henkilönumerolla
Fivaldi tunnistaa rivit palkansaajan ulkoisen järjestelmän tunnuksella. Sama arvo asetetaan molempiin päihin.
tyovuorolista.fi:ssä: Hallinta → Työntekijät → avaa työntekijä → Muokkaa → Työsuhde-osio → Henkilönumero (palkanlaskenta).
Fivaldissa:
- Avaa Palkat → Palkansaajat
- Valitse työntekijä
- Syötä Henkilön perustiedot -välilehden kenttään Ulkoisen järj. tunnus sama henkilönumero kuin tyovuorolista.fi:ssä
- Tarkista Työsuhteet-välilehdeltä, että työsuhteella on alkupäivä ja että työsuhde on voimassa siirrettävien vuorojen päivinä
- Tallenna
Esimerkiksi tyovuorolista.fi:n henkilönumero 12 syötetään Fivaldiin muodossa 12. Ilman numeroa työntekijä ohitetaan viennissä.
4. Valitse palkkalajikoodit
Fivaldin palkkalajit ovat yrityskohtaisia. Älä kopioi koodeja toisesta Fivaldi-yrityksestä tarkistamatta niitä.
Fivaldissa tunnukset löytyvät kohdasta Palkat → Asetukset → Palkkalajit. Hae tarvittava palkkalaji nimellä ja merkitse sen tunnus tyovuorolista.fi:ssä:
- Avaa Asetukset → Palkanlaskenta → Palkkalajikoodit
- Syötä jokaiselle riville (työtunnit, iltalisä, sunnuntailisä, lisätyö…) Fivaldin palkkalajin tunnus
Ilman tunnusta rivi jää viennistä pois. Näet sen tuloksissa syyn kanssa. Koodeille ei ole valmiita oletuksia. tyovuorolista.fi lähettää vain tunnit ja kappaleet. Hinnat tulevat Fivaldista.
Vienti kuukausirutiinina
1. Varmista avoin palkkakausi Fivaldissa
Fivaldissa pitää olla avoin palkkakausi, joka kattaa siirrettävien tapahtumien päivämäärät. Ilman kautta rivit eivät näy laskelmalla. Kausi perustetaan kohdassa Palkanlaskenta → Perustiedot → Palkkakaudet.
2. Valitse jakso ja työntekijät
Siirry Hallinta → Tuntien kirjaus. Valitse palkkajaksoa vastaava päivämääräväli ja työntekijät.
3. Lähetä Fivaldiin
Klikkaa Luo palkkaraportti… ja valitse muodoksi Lähetä Fivaldiin. Vienti käy työntekijät läpi yksi kerrallaan. Lopuksi näet yhteenvedon: viedyt rivit, ohitetut rivit syineen ja mahdolliset virheet.
4. Nouda rivit Fivaldissa
Lähetys ei vie rivejä suoraan palkkalaskelmalle. Palkanlaskija noutaa ne:
- Avaa Fivaldissa Palkat → Palkanlaskenta
- Valitse ylävalikosta Palkanlaskenta → Tietojen tuonti
- Jos Fivaldi pyytää valitsemaan palkkakauden, valitse tapahtumien päivämäärää vastaava kausi
- Tarkista tuodut rivit työntekijän palkkalaskelmalta
Mitä viedään
Jokainen vienti lähettää jakson rivit palkkatapahtumina:
- työtunnit ja sairausajan palkka
- ilta-, yö- ja sunnuntailisät sekä arkipyhä- ja aattokorvaukset
- lisä- ja ylityöt, kun TES-apuri on käytössä ja koodi on asetettu
- TES-apuria käyttäville rivit ovat TES-tulkittuja. Ilman TES-apuria lisät lasketaan tuntiasetustesi mukaan
Muutama poikkeus:
- Osaamistunnit eivät siirry toistaiseksi
- Palkattoman ruokatauon tietorivi ei lähde viennin mukaan. Työtunnit ovat jo nettona
- Jos työntekijällä lisät sisältyvät sopimuspalkkaan, lisärivit jäävät pois myös Fivaldi-viennistä
Voinko lähettää saman jakson uudelleen?
Voit, mutta Fivaldin tuonti lisää rivit eikä korvaa niitä. Jos tunnit muuttuivat viennin jälkeen, tyovuorolista.fi näyttää työntekijän kohdalla aiemman viennin ja pyytää vahvistamaan Lähetä korjauksena. Poista vanhat tuodut rivit Fivaldin palkkalaskelmalta ennen uutta Tietojen tuontia. Muuten palkat tuplaantuvat.
Tavallisimmat virheet
“Fivaldi ei löytänyt palkansaajaa tällä henkilönumerolla”
Tarkista, että Fivaldin Ulkoisen järj. tunnus vastaa täsmälleen tyovuorolista.fi:n henkilönumeroa ja että työntekijällä on Fivaldissa voimassa oleva työsuhde tapahtuman päivänä.
“ei palkkalajikoodia”
Valitse kyseiselle tuntityypille tai lisälle Fivaldissa käytössä oleva palkkalajin tunnus tyovuorolista.fi:n Palkkalajikoodit-asetuksissa.
Lähetetyt tiedot eivät näy palkkalaskelmalla
Suorita Palkanlaskenta → Tietojen tuonti ja tarkista, että oikea palkkakausi on avoinna.
“Tilitoimisto ei ole vielä antanut tyovuorolista.fi:lle oikeutta tähän yritykseen”
Kumppanikäyttäjän oikeudet puuttuvat tai koskevat väärää yritystä. Palaa kohtaan 1.
Ero Procountor- ja Netvisor-vientiin
Procountor-vienti tekee tiedoston, joka luetaan Procountoriin käsin. Netvisor-vienti vie tunnit suoraan Työajan kirjaukseen. Fivaldiin tunnit lähtevät suoraan, mutta palkanlaskija noutaa ne vielä Tietojen tuonnilla.
Jos jokin kohta jumiutuu (oikeudet, henkilönumerot, palkkalajit), laita viestiä: info@tyovuorolista.fi.