Kirjanpitäjän ohje: tunnit, palkkakausi ja vienti palkkaohjelmaan
Lyhyesti: Asiakkaasi suunnittelee työvuorot ja kirjaa toteutuneet tunnit Tyovuorolista.fi-palvelussa. Kirjanpitäjänä näet samat tunnit suoraan palvelusta, hyväksyt tarvittaessa tunti-ilmoituksia ja viet tunnit palkkaohjelmaan. Kun esihenkilö on kuitannut palkkakauden, saat viestin, että tunnit ovat valmiit palkanlaskentaan.
1. Miksi sait kutsun ja mitä tämä on
Asiakkaasi esihenkilö on kutsunut sinut toimipaikkansa kirjanpitäjäksi. Kutsu tuli sähköpostiin otsikolla Kutsu kirjanpitäjäksi ja toimipaikan nimellä. Tyovuorolista.fi laskee ja luokittelee työtunnit työehtosopimuksen mukaan: työtunnit, lisätyön, ylityön sekä ilta-, yö- ja sunnuntailisien tunnit. Rahasummat lasketaan edelleen palkkaohjelmassa.
Kirjanpitäjän tunnus on tarkoitettu sinulle, ei asiakkaalle. Et tarvitse asiakkaan tunnuksia etkä sähköpostilla lähetettyjä tuntilistoja.
2. Kirjautuminen ja toimipaikan vaihto
- Paina kutsuviestin linkkiä ja avautuvalla sivulla Jatka kirjautumiseen.
- Olet nyt Tunnit-sivulla. Se on kirjanpitäjän etusivu.
- Salasanan voit asettaa itsellesi Asetuksista. Jos linkki ei toimi tai se on jo käytetty, aseta salasana osoitteessa app.tyovuorolista.fi/forgot-password ja kirjaudu sillä.
Sama tunnus toimii kaikissa toimipaikoissa, joihin sinut on kutsuttu. Kun toimipaikkoja on useampi, sivun otsikossa on toimipaikan nimi ja sen vieressä vaihtopainike. Valitse toimipaikka ennen kuin tarkastat tai viet tunteja. Toimipaikan nimi näkyy myös raportti-ikkunassa.
3. Mitä näet ja mitä voit tehdä
Näet valikossa Työntekijät, Tunnit, TES ja Asetukset.
Voit:
- lukea tunnit ja työntekijöiden tiedot
- hyväksyä tai hylätä työntekijöiden tunti-ilmoituksia
- korjata toteutuneita työaikoja
- muokata työntekijän tietoja, kuten henkilönumeroa
- viedä tunnit palkkaohjelmaan ja muuttaa palkkaohjelman asetuksia
- lukea TES-asetuksia
- merkitä kuitatun palkkakauden lasketuksi.
Et voi muokata työvuorolistoja tai suunniteltuja vuoroja, hallita tilausta tai ylläpitäjiä etkä kutsua ketään. Nämä toiminnot ovat piilossa, eivät harmaana.
4. Tuntien tarkastus
Avaa Tunnit ja valitse jakso päivämääristä tai pikavalinnoista, esimerkiksi Kausi 1.–30.9.2026. Taulukossa on jokaisen työntekijän vuorot ja niiden tunnit.
Tunti-ilmoitusten hyväksyntä. Jos työntekijät ilmoittavat poikkeamat itse, odottavat ilmoitukset näkyvät välilehdellä Odottaa hyväksyntää. Näet työntekijän ilmoittaman ajan ja kommentin ja voit hyväksyä tai hylätä ilmoituksen. Vuoro, josta ei ole ilmoitusta, meni suunnitellusti, ja sen tunteina käytetään suunniteltuja aikoja.
Toteutuneiden aikojen korjaus. Paina vuoron aikaa taulukossa ja kirjoita toteutunut alku- ja loppuaika. Vuoron voi merkitä myös sairauslomaksi tai toteutumattomaksi. Tarkempi ohje: tuntien kirjaus.
5. Tuntien vienti palkkaohjelmaan
Paina Tunnit-sivulla Luo palkkaraportti. Valitse jakso, työntekijät ja muoto:
- Procountor: CSV-tiedosto, jonka luet Procountoriin palkka-aineistona. Ohje.
- Lähetä Fivaldiin: rivit siirtyvät suoraan Fivaldin Tietojen tuontiin. Ohje.
- Lähetä Netvisoriin: tunnit siirtyvät suoraan Netvisoriin. Ohje.
- Excel, CSV tai PDF: tunnit työntekijöittäin muihin palkkaohjelmiin tai tarkistukseen. Palkkaraportin ohje.
Palkkaohjelma ja palkkalajit valitaan kerran Asetukset → Palkkaohjelma -kohdassa. Jos työntekijältä puuttuu palkkaohjelman henkilönumero, raportti-ikkuna kertoo sen ennen vientiä. Numeron voit lisätä itse Työntekijät-sivulla kenttään Henkilönumero (palkanlaskenta).
Lisää tietoa raportista on palkkaraportin ominaisuussivulla.
6. Palkkakausi
Jos asiakkaasi käyttää palkkakautta, kauden kulku on tämä:
- Kausi päättyy ja työntekijät ilmoittavat poikkeamat.
- Esihenkilö käsittelee ilmoitukset ja kuittaa kauden. Kuitatun kauden tunteja ei voi enää muuttaa.
- Sinä saat viestin Palkkakausi valmis laskettavaksi. Viestissä mainitaan myös kaudella aloittaneet uudet työntekijät ja ne, joilta puuttuu henkilönumero, jotta voit lisätä heidät palkkaohjelmaan ennen vientiä.
- Viestin avaaminen vie oikean kauden tunteihin. Vie tunnit palkkaohjelmaan ja paina kauden paneelista Merkitse lasketuksi. Merkintä kertoo esihenkilölle, että tunnit on käytetty palkanlaskennassa.
Kun kausi avataan uudelleen. Jos esihenkilö löytää virheen kuittauksen jälkeen, hän avaa kauden uudelleen. Saat viestin Palkkakausi avattu uudelleen. Jos olit jo merkinnyt kauden lasketuksi, viestissä on esihenkilön antama syy. Kauden tunnit voivat nyt muuttua, joten odota uutta kuittausta ennen kuin viet tunnit uudelleen.
Kun tunteja korjataan laskennan jälkeen. Uudesta kuittauksesta tulee viesti Palkkakausi kuitattu uudelleen laskennan jälkeen. Avaa kauden paneelista Näytä historia ja uuden kuittauksen kohdalta Näytä muutokset. Taulukko näyttää, kenen tunnit muuttuivat edelliseen kuittaukseen verrattuna ja kuinka paljon. Raportteja ei tarvitse verrata itse.
7. Viestit ja niiden asetukset
Kirjanpitäjä saa vain kaksi viestiä: Palkkakausi valmis laskettavaksi ja Palkkakausi avattu uudelleen. Molemmat tulevat palvelun ilmoituskelloon ja oletuksena myös sähköpostiin. Tunti-ilmoitukset, sairauspoissaolot ja toiveet menevät esihenkilölle, eivät sinulle.
Sähköpostin voit ottaa pois Asetukset → Ilmoitukset -kohdasta. Samalla sivulla voit ottaa käyttöön ilmoitukset selaimeen tai puhelimeen.
8. Kun tunnit ovat väärin
Jos jokin vuoro puuttuu, on väärällä henkilöllä tai lista näyttää muuten virheelliseltä, ota yhteys toimipaikan esihenkilöön. Hän muokkaa työvuorolistoja ja avaa kuitatun kauden tarvittaessa uudelleen. Pienet korjaukset toteutuneisiin aikoihin voit tehdä itse avoimella kaudella.
Palvelun käytöstä voit kysyä sovelluksen Ohjeet ja tuki -kohdasta tai osoitteesta info@tyovuorolista.fi.
Kirjanpitäjän tunnus on maksuton eikä nosta asiakkaasi tilauksen hintaa.
Jos toisella asiakkaallasi on sama tarve, voit kertoa hänelle Tyovuorolista.fi:stä. Palvelun voi kokeilla ilmaiseksi.